Ban QLDA hiệu quả

Kiến thức xây dựng

Một ban QLDA được coi là có hiệu quả khi nó đạt dược các chỉ tiêu của một cơ cấu tổ chức có hiệu quá. Ở dây cẩn chí ra những nét đặc trưng riêng cho ban QLDA khác với các cơ cấu tổ chức khác. Từ góc nhìn này có thể chia ra khía cạnh hoạt động chuyên môn và khía cạnh tổ chức – tâm lý của hoạt động nhóm.
Trong lĩnh vực hoạt động chuvên môn, hiệu quả ban quản lý trước hết là sự định hướng cho cá ban đến kết quả cuối cùng; là sự sáng tạo và chủ động trong giải quyết công việc; nănti suất lao động cao và luôn luôn lìm tòi phương án giải quyết tốt nhất; tháo luận các vấn dề náy sinh một cách tích cực và thích thú.
Theo khía cạnh tổ chức – tâm lý của hoạt động thì ban QLDA có hiệu quả là ban quản lý đạt được:
– Bàu không khí trong ban không mang tính hình thức câu nệ;
– Sẵn sàng nhận và nắm bắt các nhiệm vụ được giao;
– Các thành viên lắng nghe nhau;
– Các thành viên luôn luôn tham gia thảo luận các vấn đề nảy sinh nếu có thể;
– Không giấu diếm không chỉ các ý tưởng mà cả tình cảm;
– Có các xung đột và bất đồng, nhung các xung đột và bất đồng này là về các giải pháp, phương pháp chứ không phải là về bản thân một cá nhàn nào đó. Ngoài ra, chúng (các xung đột và bất đổng) phải được thể hiện ra, tránh “bằng mặt mà không bằng lòng”;
– Nhận thức của cả ban về công việc đang làm, giải quyết các vấn đề trên cơ sở đồng thuận chứ không phải trên cơ sở bỏ phiếu đa số.

Ban QLDA hiệu quả 1

Nếu đạt được những điều kể trẽn, ban QLDA không chỉ hoàn thành thành công sứ mạng của mình mà còn thoà mãn được nhu cầu của từng cá nhân hoặc từng nhóm nhỏ thành viên trong cả ban QLDA. Mô hình quá trình hình thành ban QLDA thể hiện trên hình 3.2.
Trong hình 3.2, ở kết quả đầu ra là dự án hoàn thành đạt được các mục tiêu đã định trước. Đây chính là chỉ tiêu cơ bản về kết quả hoạt động của ban QLDA. Song, cũng tồn tại các kết quả trong nội bộ ban quản lý. Các kết quả nội bộ đó có thể là chung như sự hình thành một số định mức mới, có thể là riêng như thu nhận thèm kiến thức, kỹ năng mới của từng cá nhân. Các kết quả này ảnh hưởng tốt tới hoạt động của ban QLDA.

 Phương pháp hình thành ban QLDA
Có 4 phương pháp hình thành ban QLDA là: dựa vào các mục tiêu; dựa vào các mối quan hệ cá nhân; dựa vào trách nhiệm và phương pháp định hướng vấn đề.
1. Phương pháp dựa vào các mục tiêu cho phép các thành viên của ban QLDA định hướng tốt hơn trong quá trình lựa chọn và thực hiện các mục tiêu chung của ban trong quá trình thực hiện dự án.
2. Phương pháp dựa vào các mối quan hệ cá nhân tập trung vào việc cải thiện các mối quan hệ cá nhân trong ban QLDA với giả định rằng uy tín cá nhân làm tăng hiệu quả của các hoạt động chung. Mục tiêu của phương pháp này là tăng cường sự tin tưởng của cả ban, khuyến khích sự ủng hộ mang tính tập thể và lăng cường sự trao đổi thông tin trong nội bộ ban.
3. Phương pháp dựa vào trách nhiệm là sự tổ chức các buổi thảo luận, đàm phán giữa các thành viên ban QLDA về trách nhiệm, vai trò của họ trong dự án với giả định rằng trách nhiệm, vai trò của các thành viên có nhiều phần giao thoa. Hành vi của ban quản lý có thể bị thay đổi do có sự thay đổi trong qưá trình thực hiện dự án và trong quá trình nhận thức trách nhiệm của cá nhân.
4. Phương pháp định hướng vấn đề (thông qua giải quyết vân đề): tổ chức hàng loạt các buổi gặp gỡ có định trước với các nhóm chuyên gia có mục tiêu chung và môi quan hệ tổ chức chung trong khuôn khổ ban QLDA. Nội dung của phương pháp là phát triển dần dần quá trình giải quyết các vấn đề chung cúa ban và sau dó là đạt được mục tiêu chính của ban.
Mục tiêu chính của việc hình thành ban QLDA ìà sự quản lý độc lập và giải quyết được các vấn để. Quá trình này có thể không thực hiện được ngay mà đòi hỏi một thời gian dài. Không hiếm khi ban quản lý không làm việc được một cách có hiệu quả vì sự cán trở của chính tập thể lãnh đạo hay của chính bản thân chủ nhiệm dự án.
Trong quá trình làm việc chung có thể hình thành những vấn đề quan trọng, có tính thời sự và ban quản lý có thể đạt được đến trạng thái cân bằng mới với cấp độ cao hơn cúa sự tham gia cá nhân và bầu không khí tập thể.