Bố trí văn phòng

Kiến thức xây dựng

1. Các yêu cầu đối với việc bố trí văn phòng
Bố trí văn phòng là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác này. Vì lý do đó, bố trí văn phòng phải mang tính khoa học. Tùy theo nội dung, tính chất của công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan mà cách bố trí văn phòng có thể khác nhau, song phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
– Tận dụng tối đa mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích vãn phòng.
– Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của vãn phòng.
Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhầm mục tiêu giúp hoàn thành công việc vãn phòng với năng suất lao động cao nhất.
– Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập, xử lý thông tin.
– Tiết kiệm chi phí lắp đặt.
– Tuân thủ các quy tắc về an toàn và bảo hộ lao động, đầy đủ ánh sáng, mầu sẵc trang trí phù hợp, các trang thiết bị thuận tiện và đầy đủ.

2. Các kiểu bố trí văn phòng

a) Văn phòng bố trí kín
Bô trí kín là cách bố trí truyền thống, theo kiểu tách bạch từng phòng, từng bộ phận với tường xây ngãn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khóa khi cần thiết.
Bố trí theo kiểu này có ưu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận, không gây ồn ào, mất trật tự, đáp ứng yêu cầu bí mật thông tin khi cần thiết. Nhược điểm của kiểu bố trí này là tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận và người phụ trách khó kiểm soát hoạt động của các nhân viên.

b) Văn phòng bố trí mở
Bố trí văn phòng mở là kiểu mà toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn được chia nhỏ hoặc ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp. Để bố trí văn phòng kiểu này người ta có thể sử dụng các loại vách ngăn lửng bằng nhôm, kính mờ hoặc vật liệu nhẹ cách âm, có mối lắp ghép với độ cao thích hợp theo yêu cầu, tính chất của từng loại công việc (độ cao thường vào khoảng 2 m).

Bố trí văn phòng theo kiểu này có ưu điểm là tận dụng được mặt bằng vì không phải sử dụng tường ngăn dầy; tiết kiệm không gian vì các vách ngăn chỉ có một độ cao nhất định (không sát trần); các vách ngăn có thể điều chỉnh, dịch chuyển, bố trí lại khi cần thiết theo số lượng người để tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất. Các vách ngăn có thể quây lại thành từng khu vực nhỏ để có thể bố trí cho các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có liên quan với nhau ở sát cạnh nhau. Các tiểu khu này không có cửa tách hẳn với các tiểu khu khác, có nhiều lối qua lại, vừa tận dụng hết mặt bằng, vừa tạo được các luồng đi lại và vận chuyển tài liệu tiện lợi giảm được thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác, bố trí văn phòng kiểu này giúp nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, nâng cao tính tập thể và người phụ trách có thể quán xuyến, theo dõi nhân viên của mình.

Tuy nhiên, bố trí theo kiểu này có nhược điểm là nó yêu cầu một khoảng không gian/diện tích tương đối lớn cho toàn bộ văn phòng; quá trình làm việc dễ gây ồn ào, mất trật tự, ảnh hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung cho công việc và khó bảo đảm bí mật thông tin khi cần thiết.
Tùy theo quy mô công trường mà văn phòng của một dự án xây dựng có thể chỉ là một toa xe di động hay là cả một khu nhà tạm liên hoàn. Để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm của cả 2 cách bố trí văn phòng kể trên, người ta có thể bố trí một số bộ phận theo kiểu kín và một số bộ phận thích hợp có thể bố trí tập trung với nhau theo kiểu mở.