Các kiểu hồ sơ văn bản.

Kiến thức xây dựng

a) hồ sơ nguyên tắc
Các cán bộ, chuyên viên trong quá trình thực hiện công việc được giao đều phải lập hồ sơ ngu vẻn tắc để làm cơ sớ cho việc giải quyết công việc theo đúng đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật; đúng các quy định của ngành, địa phương, cơ quan, đơn vị…
Hồ sơ nguyên tắc bao gồm các vãn bản pháp quy như: luật, nghị định, thông tư, quyết định… và các văn bản quản lý khác như: chương trình, kế hoạch, đề án, tờ trình, báo cáo, chỉ thị của cấp trên, quy định của chính cơ quan, đơn vị quy định về vấn đề đang xét. Hồ sơ này có thể là tập hợp văn bản của nhiều năm, không cần biên mục, đóng quyển, không cần nộp lưu trữ cơ quan.
Các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc cũng cần được sắp xếp theo các phương pháp như dối với hổ sơ công việc. Ngoài ra, khi lặp và quản lý hồ sơ nguyên tắc cần tuân thủ theo thứ tự thời gian ban hành các vãn bản mang tính nguyên tắc đó và phải luôn luôn bổ sung các vãn bản quy định mới và kịp thời loại bỏ các văn bản đã hết hiệu lực.

b) Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản phản ánh quá trình trướng thành và công tác cùa mỗi cán bộ công chức của cơ quan. Đâv là bằng chứng lịch sử và pháp lý để nghiên cứu và sử dụng cán bộ.
Hồ sơ nhân sự do bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm lập. Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các giấy tờ liên quan đến một người kể từ khi người đó về nhận công tác tại cơ quan cho đến khi chuyển đi nơi khác hoặc nghỉ hưu. Các giấy tờ này được cho vào một túi hồ sơ riêng theo mảu thống nhất có để tên họ, đơn vị công tác của người đó. Loại hồ sơ này thuộc loại tài liệu mật, phải được khai thác, sử dụng theo chế độ bảo mật.
Hồ sơ nhân sự bao gồm các tài liệu sau:
– Bản lý lịch tự thuật của cán bộ công chức theo mẫu quy định.
– Các quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển, để bạt, khen thưởng, kỷ luật.
– Các bán kiểm điếm, nhận xét cán bộ công chức hàng năm.
– Các đơn thư cúa bán thân cán bộ công chức đề nghị với cơ quan, tổ chức về các vấn dề chung và riêng.
– Các đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, các bản xác minh, điều tra vể các vấn đề đối với cán bộ công chức đó.
– Các loại giấy tờ khác có liên quan đến cán bộ công chức đó.

c)Hồ sơ trình duyệt
Hồ sơ trình duyệt là tập hợp các văn bản dự thảo và các vãn bản có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét và duyệt, phê chuẩn. Hồ sơ này thường có 2 phần:
– Phần 1: Những văn bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản cần duyệt.
– Phần 2: Dự thảo văn bản cần duyệt và các văn bản có liên quan (bản thuyết minh, các phụ lục…).