Các nguyên tắc cơ bản của quản lý chất lượng hiện đại – P2

Kiến thức xây dựng

1. Sự tham gia của mọi thành viên
Con người là nguồn lực quan trọng nhất của một tổ chức và sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ có thể được sử dụng cho lợi ích của tổ chức. Thành công trong cải tiến chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng, nhiệt tình hăng say trong công việc của lực lượng lao động. Tổ chức cần phải lạo điều kiện để nhân viên học hỏi, nâng cao kiến thức và thực hành những kỹ năng mới.
Tổ chức cần có hộ thống khen thưởng và ghi nhận để tăng cường sự tham gia của mọi thành viên vào mục tiêu chất lượng của tổ chức.
Khi được huy động đầy đủ nhân viên trong tổ chức sẽ:
– Dám nhận cône việc, nhận trách nhiệm giải quyết vấn đề;
– Tích cực tìm kiếm các cơ hội để cải tiến, nâng cao hiểu biết và kinh nghiệm, truyền đạt chúng trong tổ, đội công tác;
– Tập trung nâng cao giá trị cho khách hàng;
– Đổi mới và sáng tạo để nâng cao hơn nữa các mục ticu của tổ chức;
– Quảng bá tốt hơn về tổ chức cho khách hàng và cộng đồng;
– Thoả mãn, nhiệt tình trong công việc và cảm thấy tự hào là thành viên của tố chức.
Vận dụng nguvên tắc này có tác dụng:
– Đối với công tác lập kế hoạch: mọi người tham gia tự nguyện vào cải tiến kế hoạch và thực hiện thắng lợi kế hoạch đó, tự nguyện gánh vác công việc đê đạt mục tiêu chung;
– Đối với quản lý điều hành: mọi người tham dự vào các quyết định điều hành và cải tiến quá trình;
– Đối với quản lý nguồn nhân lực: mọi người thoả mãn hơn với công việc của mình và tham gia tích cực vào sự phát triển bản thân họ vì lợi ích của tổ chức.

2. Tiếp cận theo quá trình
Kết quả mong muốn sẽ dạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động liên quan được quán lý như một quá trình. Quá trình lủ các hoạt động có liên quan với nhau hoặc tương tác để biến dổi dầu vào thành đàu ra. Để quá trình có ý nghĩa, giá trị của đầu ra phải lớn hơn đầu vào, có nghĩa là làm gia tăng giá trị (tạo giá trị gia tăng) phải là trọng tâm của mọi quá trình.
Trong một tổ chức, đầu vào của quá trình này là đầu ra của quá trình trước đó. Toàn bộ các quá trình trong tổ chức lập thành một mạng lưới quá trình thống nhất. Quán lý các hoạt động của một tổ chức được quy về quản lý các quá trình và các mối quan hệ giữa chúng. Quản Iv tốt mạng lưới quá trình này cùng với sự đám bảo tốt từ người cung cấp bên ngoài sẽ đảm báo chất lượng đầu ra để cung cấp cho khách hàng bên ngoài.
Để đảm bảo nguyên tắc này cần có các biện pháp sau:
– Xác định quá trình để đạt được kết quả mong muốn;
– Nhận dạng và đo lường đầu ra và đầu vào của các quá trình đó;
– Xác định mối quan hệ tương hỗ giữa quá trình với các bộ phận chức năng của tổ chức;
– Quy định trách nhiệm rõ ràng đé quan lý quá trình;
– Xác định khách hàng và người cuns ứng nội bộ cũng như bên ngoài của quá trình:
– Nghiên cứu các bước của quá trình, các biện pháp kiểm soát, đào tạo, MMTB, phương pháp và nguyên vật liệu để dạt được kết quả mong muốn.
Nguyên tắc này có tác dụng:
– Đối với lập kế hoạch: phương pháp quản lý theo quá trình trong toàn bộ tổ chức cho phép sứ dụng tốt hơn các nguồn lực và thông hiểu khá năng cua các quá trình sẽ hiếu rõ những nhiệm vụ mũi nhọn, cho phép đặt ra và thực hiện những mục tiêu cao hơn;
– Đôi với quản lý điều hành: vận dụng cách tiếp cận theo quá trình đối với mọi hoạt động của tố chức dẫn đến giám chi phí, ngăn chặn sai lỗi, tiết kiệm thời gian;
– Đối với quản lý nguồn nhân lực: việc thiết lập các quá trình giúp cho việc gắn nguồn nhân lực như thuê mướn hay đào tạo với các nhu cầu của tổ chức và cuối cùng là lạo ra lực lượng lao động có năng lực.

3. Không thế tạo nên chất lượng theo từng yếu tố tác động một cách riêng lẻ mà phải xem xét toàn bộ các yếu tố tác động đến chất lượng một cách hệ thống và đồng bộ, phối hợp hài hoà các yếu tố này. Phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản lý là huy động và phối hợp toàn bộ nguồn lực để thực hiện mục tiêu chung cua tổ chức. Việc xác định, hiểu biết và quán lý một cách hệ thống các quá trình có liên quan lẫn nhau đối với mục liêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả cho hoạt động của tổ chức.
Theo nguyên tắc này tổ chức phải thực hiện:
– Xác định hệ thống thông qua nhận biết các quá trình hiện có, xâv dựng các quá trình mới tác dộng đến mục tiêu đề ra;
– Lập cơ cấu của hệ thông để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất;
– Hiểu sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quá trình của hệ thống;
– Cải tiến liên tục hệ thống đó thông qua việc đo lường và đánh giá.
Việc áp dụng nguyên tắc này đem lại cấc lợi ích sau:
– Đối với lập kế hoạch: tạo ra những kế hoạch toàn diện, liên kết đầu vào của các quá trình với các chức nãng của tổ chức, đảm bảo sự phù hợp của những mục tiêu riêng lẻ với mục tiêu chung của tổ chức;
– Đối với quản lý điều hành: cho tầm nhìn tổng quát hơn về hiệu quả của các quá trình, tạo điều kiện hiểu biết các nguyên nhân chính của vấn đề và có hành động cải tiến kịp thời;
– Đối với quản lý nguồn nhân lực: hiểu biết tốt hơn vể vai trò và trách nhiệm để dạt được mục tiêu chung, do đó gỡ bỏ được rào chắn giữa các bộ phận chức năng và cải thiện môi trường làm việc tập thể.

4. Cải tiến liên tục
Cải tiến không ngừng ià mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọi tổ chức. Muôn có được khá năng cạnh tranh và mức độ chất lượng cao nhất, tổ chức phải không ngừng cải tiến, cải tiến cần phải bám chắc vào mục tiêu của tổ chức.
Đế thực hiện nguyên tắc này, tổ chức phải:
– Làm cho vấn để cải tiến liên tục sản phẩm, quá trình và hệ thống trớ thành mục tiêu cho lừng người trong tổ chức;
– Áp dụng các phương pháp cơ bản của cải tiến từng bước và cải tiến nhảy vọt;
– Cải tiến liên tục hiệu suất và hiệu quả của tất cả các quá trình;
– Giáo dục và đào tạo từng thành viên của tổ chức về các phương pháp và công cụ cải tiến liên tục;
– Sử dụng đánh giá chu kỳ, thiết lập các tiêu chí, chuẩn mực để nhận diện những nguồn cải tiến tiềm tàng;
– Thừa nhận các cải tiến.
Tác dụng cúa nguyên tắc:
– Đối với lập kế hoạch: tạo ra và đạt được các chiến lược và kế hoạch sản xuất kinh doanh tích cực hơn thông qua sự hợp nhất việc cải tiến không ngừng với việc thiết lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch sản xuất kinh doanh. Đưa ra mục tiêu cải tiến vừa hiện thực vừa có tính thời sự và cung cấp nguồn lực để đạt được mục tiêu đó;
– Đôi với quản lý điều hành: lôi cuốn sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên vào việc cái tiến khống ngừng các quá trình;
– Đối với quán lý nguồn nhân lực: cung cấp cho tất cá cán bộ công nhân viên các công cụ, cơ hội và có sự cổ vũ để không ngừng cải tiến kết quả hoạt dộng.

5. Qnvết định dựa trên sự kiện
Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt độn° sản xuất kinh doanh muốn có hiệu quá phải được xây dựng dựa trên việc phân tích các dữ liệu và thông tin. Việc đánh giá phái bắt nguồn từ chiến lược của tổ chức, các quá trình quan trọng, các VCU tố đầu vào và kết quả của các quá trình đó.
Theo nsuyên tắc này tổ chức phải:
– Lựa chọn phương pháp đo lường và dữ liệu, thõng tin liên quan đến mục tiêu;
– Đám bảo dữ liệu và thông tin là đúng đắn, tin cậy và dễ sử dụng;
– Sứ dụng phương pháp đúng đắn để phân tích;
– Ra quyết định và hành động dựa trên các kết quả phân tích kết hợp với kinh nghiệm và khả năng trực giác.
Tác dụng của nguyên tắc:
– Đối với lập kế hoạch: các kế hoạch dựa trên dữ liệu và thông tin xác đáng thì hiện thực hơn và dề đạt được hơn. sử dụng những thông tin, dữ liệu có tính so sánh để có thê quyết định các mục tiêu, nhiệm vụ có tính thực tiễn và mũi nhọn;
– Đối với quản lý điều hành: dữ liệu và thông tin là cơ sở cho việc hiểu được kết quả cúa quá trình và của cả hệ thống để hướng dẫn cải tiến và ngăn chặn các vấn đề phát sinh;
– Đối với quản lý nguồn nhân lực: việc phân tích dữ liệu và thông tin từ các nguồn như diều tra, lấy ý kiến của cá nhân và nhóm trọng điểm cho phép xây dựng chính sách về nguồn nhân lực.

6. Phát triển quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng
Để đạt được mục tiêu chung, các tổ chức cần tạo dựng mối quan hệ hợp tác không chỉ trong nội bộ mà với cả bên ngoài. Các mối quan hệ bên ngoài là các mối quan hệ với bạn hàng, người cung cấp, các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức đào tạo… Các mối quan hệ bên ngoài này ngày càng trở nên quan trọng. Chúng có thể giúp cho tổ chức thâm nhập vào thị trường mới hoặc thiết kế sản phẩm, dịch vụ mới.
Để thực hiện nguyên tắc này, tổ chức phải:
– Xác định và lựa chọn đối tác, nhà cung cấp chính;
– Tạo lập các mối quan hệ có cân đối giữa mục tiêu ngắn hạn và dài hạn;
– Tạo kênh thông tin mở và rõ ràng; •
– Phôi hợp triển khai, cải tiến sản phẩm và quá trình;
– Hiểu rõ và thông báo nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng cuối cùng cho đối tác;
– Chia xẻ thông tin và các kế hoạch tương lai;
– Thừa nhận sự cải tiến và thành tựu của đối tác.
Các lợi ích của nguyên tắc:
– Đối với lập kế hoạch: tạo lợi thế cạnh tranh thông qua sự hợp tác chiến lược với các đối tác và đưa ra những mục tiêu cải tiến có tính phấn đấu cho các bên ngay từ đầu;
– Đỏi với quản lý điều hành: tạo ra và quản lý các mối quan hệ để đảm bảo sản phẩm được cung cấp đúng thời hạn, có chất lượng;
– Đối với quản lý nguồn nhân lực: xây dựng mạng lưới cộng tác có hiệu quả thông qua việc đào tạo, cung cấp và cộng tác những nỗ lực cải tiến.
Các nguyên tắc trên đây đã được vận dụng triệt để khi xây dựng các hệ thống quản lý chất lượng hiện đại. Chúng cũng là cơ sở cho các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000.