chuc nang cua van ban quan ly 53d22ddee1975 - Chức năng của văn bản quản lý

Chức năng của văn bản quản lý

Kiến thức xây dựng

1. chức năng thông tin
Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản.
Văn bản chứa đựng và chuyển tải thông tin từ đối tượng này qua đối tượng khác. Giá trị của văn bản được quy định bới giá trị thông tin chứa đựng trong đó.
Thông qua hệ thống vãn bản của các cơ quan người ta có thể thu thập được thông tin phục vụ cho các hcạt động tiếp theo của quá trình quản lý. Đó là:
– Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động của cơ quan, đơn vị.
– Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị.
– Thông tin về đối tượng bị quản lý, về sự biến động.
– Thông tin về các kết quả đạt được trong quá trình quản lý.

2. Chức năng pháp lý
Chức năng này được thê hiện trên 2 phương diện:
– Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác.
– Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan, đơn vị.
Chức năng này tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa cơ quan gửi văn bản và các đối tượng nhận văn bản.

3. Chức năng quản lý
Văn bản là phương tiện quan trọng và chủ yếu để các cơ quan quản lý truyền đạt những quyết định quản lý đến đối tượng bị quản lý; để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới. Mặt khác, văn bản cung cấp cho các nhà lãnh đạo và quản lý những thông tin cần thiết để làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý được chính xác, kịp thời.
Ngoài các chức năng cơ bản như đã nêu, văn bản còn có chức năng thống kê, văn hoá, xã hội, V. V…

4. Quản lý văn bản

4.1. Nội dung, ý nghĩa, nguyên tắc quản lý văn bản
4.2 . Nội dung, ý nghĩa của công tác quản lý văn bản
Để khai thác, sử dụng có hiệu quả văn bản, phải có phương pháp khoa học để quản lý văn bản một cách thống nhất, chặt chẽ, liên tục từ khi hình thành văn bản cho đến khi sử dụng, rồi tiêu hủy hoặc lưu trữ. Trong các dự án xây dựng, các cán bộ quản lý dự án thường phải làm việc với một khối lượng lớn các văn bản các loại nên công tác quản lý văn bản càng có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả làm việc.
Quản lý văn bản theo vòng đời của văn bản bao gồm các nội dung sau:
– Giai doạn xuất hiện, hình thành văn bản. Nội dung của công tác quản lý văn bản trong giai đoạn này là xử lý văn bản: bộ phận văn thư tiếp nhận vãn bản, phân loại, đăng ký, chuyển cho các phòng ban chuyên môn và chuyên viên khai thác, sử dụng.
– Giai đoạn khai thác, sử dụng văn bản. Nội dung của công tác quản lý văn bản trong giai đoạn này là lập hồ sơ các văn bản đang khai thác, sử dụng. Các văn bản khai thác, sử dụng xong được phân loại, tiêu hủy những văn bản hết giá trị, giữ lại hoặc/và chuyển giao hồ sơ tài liệu còn giá trị cho lưu trữ.
– Lưu trữ văn bản. Trong mỗi cơ quan, đơn vị phải có bộ phận lưu trữ. Bộ phận này tổ chức lưu giữ văn bản theo các phương pháp phù hợp nhằm bảo quản và tra cứu văn bản
lâu dài về sau.
Nội dung các công tác quản lý văn bản được thể hiện trên hình 9.3.
Quản lý văn bản là công việc diễn ra hàng ngày, hàng giờ ở các cơ quan, đơn vị. Mặc dù đây là nhiệm vụ chính của bộ phận văn thư (hoặc văn phòng) nhưng phải có sự tham gia của mọi cán bộ nhân viên có liên quan trong cơ quan, đơn vị.
Tác dụng của công tác quản lý văn bản thể hiện ở các khía cạnh:
– Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước, của các tổ chức, cơ quan, đơn vị.
– Giúp cho quá trình giải quyết công việc ở cơ quan, đơn vị được nhanh chóng, chính xác, chất lượng và đúng đường lối, chính sách, chế độ.
– Lưu giữ những hồ sơ, tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài vể sau.
– Lưu giữ những tài liệu, chứng cứ phục vụ cho thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.

Chức năng của văn bản quản lý 1

Nquyên tắc quản lý văn bản
Quản lý văn bản phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Nhằm mục đích quản lý tập trung thống nhất mọi công việc trong cơ quan, đơn vị tất cả mọi vãn bản đi và đến bằng các con đường khác nhau đều phải được chuyển qua bộ phận vãn thư để đăng ký vào sổ, sao lưu và làm các thủ tục cần thiết khác.
– Gửi văn bản giữa các cấp, các ngành trong bộ máy Nhà nước phải theo đúng hệ thống tổ chức. Văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới trực tiếp và văn bán của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp, không gửi văn bản vượt cấp, trừ các trường hợp đặc biệt.
– Việc tiếp nhận và gửi văn bản có những vấn đề bí mật của cơ quan Nhà nước thì phải thực hiện theo đúng chế độ giữ gìn bí mật Nhà nước.