Công tác lập hồ sơ

Kiến thức xây dựng

1. Xử lý văn bản mật
Các văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ có thể có các mức độ mật theo quy định của pháp luật. Nhà nước đã có các vãn bản quy định việc giải quyết, quản lý văn bản mật.
Có 3 mức độ mật: tuyệt mật, tối mật và mật.

a) Chế độ chuyển giao văn bản mật
– Đối với vãn bản “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trướng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý.
– Chỉ có người được thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm, giao quản lý các vãn bản “mật’, “tối mật” và “tuyệt mật” mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký văn bản này. Văn thư có thê được thủ trưởng giao nhiệm vụ quản lý vãn bản “mật” hoặc không. Nếu không được giao nhiệm vụ xử lý vãn bản mật thì chỉ ghi vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận.
– Đóng dấu chỉ mức độ mật vào văn bản, không đóng ra ngoài bì. Người chịu trách nhiệm làm thực hiện trong của văn bản mật phải ghi đầy đủ: số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu độ mật lên bì trong, sau đó chuyển cho văn thư làm phiếu gửi và làm bì ngoài như đối với văn bản thường, không đóng dấu mức độ mật. Dấu chỉ độ mật ghi trên bì trong dùng các ký hiệu: A (tuyệt mật), B (tối mật), c (mật) theo quy định.
– Văn bản mật phải được chuvển đến tận tay người nhận.

b) Chế độ giải quyết và bảo quản văn bản mật
– Chỉ được phổ biến vãn bản mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành.
– Không được mang vãn bản mật về nhà riêng. Khi đi công tác xa không được mang theo văn bản mật không liên quan đến công tác được giao.
– Trong khi giải quyết công việc không được ghi chép những điểu bí mật vào giấy hoặc sổ tay khi chưa được cơ quan quản lý vào sổ, đánh số. sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng được xem như văn bản, giấy tờ mật và được bảo quản như tài liệu mật.
– Phải có đầy đủ các phương tiện bảo mật để bảo quản các tài liệu, văn bản mật (két, hòm, tủ… có khóa chắc chắn).

2. Công tác lập hồ sơ
Văn bản sau khi xử lý ban đầu xong, văn thư sẽ chuyển đến các phòng ban chuyên môn, đến tận bàn làm việc của từng chuyên viên, cán bộ phụ trách các phần việc. Từ đấy cho đến khi khai thác, sử dụng xong chuyến giao sang bộ phận lưu trữ, văn bản được quản ỉý bởi các cán bộ phụ trách đó.
Các dự án xây dựng thường liên quan đến nhiều lĩnh vực. Một cán bộ quản lý dự án có thể phải theo dõi nhiều mảng, nhiều lĩnh vực công việc, liên quan đến nhiều người, nhiều nhóm đối tượng… nên trên bàn làm việc thường có nhiều hồ sơ các loại.

2.1. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ
Để khai thác và sử dụng vãn bản có hiệu quả cán bộ phụ trách các phần việc phải lập hồ sơ để quản lý văn bản.
Hồ sơ là một văn bản, một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau vể một sự việc, một vấn để, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm nhận biết như về thế’ loại, về tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan, một bộ phận, một cá nhân.
Công tác lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành theo từng vấn đề, từng vụ việc hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ cho công việc trước mắt và nghiên cứu sau này.