Công tác xử lý văn bản

Kiến thức xây dựng

Trong giai doạn đầu tiên của vòng đời văn bản, các văn bản “đèn” được chuyên đên (xuất hiện) cơ quan này từ các cơ quan khác, các văn bản “đi” được soạn thảo (hình thành) tại cơ quan này để gửi đi các cơ quan khác. Ngoài ra còn có các vãn bản nội bộ để giải quyết các công việc trong nội bộ mỗi cơ quan.

1. xử lý văn bản đến
Tất cả các tài liệu t^ư từ mà cơ quan, đơn vị nhận được từ bên ngoài bằng các nguồn khác nhau đều được gọ là vãn bản đến (công văn đến). Xử lý văn bản đến cần tuân thủ quy trình sau:

Bước 1. Nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến, nhân viên văn thư phải thực hiện:
– Kiểm tra nhanh qua một lượt ngoài bì xem văn bản đến có gửi đúng địa chỉ không, nếu không đúng thì trả lại.
– Kiểm tra xem bì văn bản có còn nguyên vẹn không. Nếu không nguyên vẹn phải lập biên bản trước người đưa văn bản.
– Thực hiện các thủ tục giao nhận.

Bước 2. Sơ bộ phân loại văn bản
Sơ bộ phân loại văn bản là để tạo điểu kiện thực hiện các khâu tiếp theo của quy trình giải quyết văn bản đến. Những thư riêng, sách báo, bản tin… không phải bóc bì, không cần vào sổ đăng ký. Những văn bản gửi cho cơ quan nói chung phải vào sổ đãng ký nhưng có thê chia làm 2 loại:
– Loại phải bóc bì gồm những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, gửi thủ trưởng cơ quan (nhưng không phải thư riêng), văn bản không có dấu mật hoặc không ghi rõ tên người nhận, văn bản gửi các bộ phận chức năng của cơ quan.
– Loại không bóc bì gồm các văn bản ghi rõ tên người nhận, vãn bản mật, văn bản gửi cho Đảng ủy và các đoàn thể trong cơ quan.

Bước 3. Bóc bì văn bản
Việc bóc bì văn bản được thực hiện như sau:
– Những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn cần được bóc trước.
– Khi bóc bì cần cố gắng tránh làm rách công văn bên trong hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, dấu bưu điện. Thông thường người ta dùng kéo để cắt phong bì. Trước khi cắt, phải dồn công văn bên trong về một phía rồi cắt phía bì không có công văn. Khi lấy công vãn ra phái tránh làm rách công văn do bị dính vào phong bì và lưu ý không để sót tài liệu bên trong phong bì.
– Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong van bản xem có khớp không. Nếu có sai lệch phải báo cáo với người phụ trách và hỏi lại nơi gửi.
– Các văn bản không đúng thể thức phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy định.
– Các văn bản thuộc các loại như đơn thư khiếu tố, nặc danh phải kiểm tra cần giữ lại phong bì đính kèm theo văn bản để làm bằng chứng.
– Trường hợp vãn bản có kèm theo theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi đó rồi gửi trả phiếu cho cơ quan gửi.

Bước 4. Đón^ dấu “đến” vào vân ban
Đóng dấu “đến” vào văn bản là để xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và để biết được văn bản đến cơ quan vào ngày nào để có thể tìm ra nguyên nhân khi vãn bản bị thất lạc hoặc chậm trễ.
Dấu “đến” đóng vào khoảng trống dưới số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu.

Bước 5. Trìnli Chánh văn phồng (hoặc Trưởng phòng hành chính)
Đối với các cơ quan có nhiều phòng ban, có số lượng văn bản đến nhiều, bộ phận văn thư cần dựa vào chức năng của từng bộ phận và nội dung của văn bản để sơ bộ phân loại trước khi trình Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính). Sau khi Chánh văn phòng xem xong, ghi ý kiến về việc phân phối hay giải quyết văn bản đó vào lề, nhân viên vãn thư lấy lại văn bản để đăng ký vào sổ “vãn bản đến” và chuyển cho các bộ phận, cán bộ trong cơ quan.

Bước 6. Đăng ký văn bản đến
Đãng ký (vào sổ) thực chất là ghi lại các thông tin cần thiết của văn bản nhằm nắm được số lượng, nội dung và người giải quyết (người nhận) vãn bản để bất kỳ lúc nào cũng biết được văn bản đó nằm ở đâu, do bộ phận nào hoặc/và ai giải quyết. Văn bản đến ngày nào thì được đăng ký và chuyển ngay ngày hôm đó.

Có 3 hình thức đãng ký vãn bản đến: bằng sổ, bằng thẻ hay bằng máy vi tính.

Công tác xử lý văn bản 1

Theo hình thức đăng ký vãn bản bằng sổ thì tùy thuộc vào số lượng văn bản của cơ quan nhiều hay ít mà dùng một hay nhiều sổ đăng ký văn bẳn. Có thể có các loại sổ đãng ký văn bản sau:
– sổ đãng ký vãn bản mật.
– Số đăng ký văn bản do cấp trên gửi xuống.
– Sổ đãng ký văn bản do các đơn vị trực thuộc và cấp dưới gửi lên.
– Sổ đãng ký vãn bán thuộc loại đơn thư khiếu tố.

Công tác xử lý văn bản 1

Bước 7. Chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký xong, văn bản phải được chuyển giao đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không nhờ người khác cầm hộ. Việc chuyển giao này phải đám bảo:
– Nhanh chóng, chính xác và báo đảm bí mật (nếu cần).
– Ưu tiên chuyến giao những vãn bản có dấu chỉ mức độ khẩn.
– Trường hợp vãn bản đến cơ quan muộn hoậc/và số lượng nhiều không kịp giải quyết trong ngày, phải để đến hôm sau thì nhân viên vãn thư phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận.
Việc chuyển văn bản đến cho các cá nhân, bộ phận phải ký xác nhận giữa nhân viên văn thư và người/bộ phận nhận vãn bán. Có thể xảy ra 2 trường hợp:
– Nếu các bộ phận ớ trong cùng khu vực cơ quan và số lượng văn bản ít thì người nhận văn bản ký vào sổ đãng ký văn bản.
– Nếu các bộ phận ở cách xa cơ quan thì phải vào sổ “chuyển văn bản đến” dế người/bộ phận nhận văn bản ký xạc nhận.
Trong số các văn bản gửi đến cơ quan hàng ngày, có những vãn bản phải được giải quyết kịp thời theo yêu cầu cúa vãn bản. Trong thời gian này, vãn bản được lưu lại và được bảo quản trong “hồ sơ công việc” cúa người thừa hành.
Khi văn bản đã được giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng vãn bán thì người thừa hành phải soạn tháo văn bán trả lời. Trường hợp những vãn bản cần theo dõi, nhân viên văn thư đánh dâu vào cột ghi chú ớ sổ đãng ký vãn bản đến đê nhắc nhớ giải quyết.

Công tác xử lý văn bản 1

2. Xử lý văn bản đi

Các văn bản do các cá nhân hoặc bộ phận chuyên môn soạn thảo thông qua ở cấp có thẩm quyền được xử lý theo quy trình sau:

Bước l. Kiểm tra thể thức văn bản
Trước khi vào sổ gửi đi, mọi văn bản đều phải được kiểm tra lại thể thức nhằm đảm báo chất lượng của văn bản:
– Kiểm tra sự hợp lệ, tức là kiểm tra các khâu của quá trình soạn thảo: viết bản thảo, duyệt bản thảo, đánh máy, in, sao và ký vãn bản có thực hiện theo đúng quy trình không.
– Kiểm tra thể thức văn bản, xem các thành phẩn của văn bản đã đầy đủ chưa (tên, địa chỉ người nhận; các vãn bản đính kèm và các yếu tố khác), nếu còn thiếu sót thì yêu cầu bộ phận, cán bộ soạn thảo văn bản đó sửa lại.
Sau khi kiểm tra xong nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký, đóng dấu cơ quan và vào sổ đăng ký gửi đi.

Bước 2. Vào sổ đăng ký văn bản “đi”
Việc vào sổ đăng ký văn bản “đi” là nhằm quản lý các văn bản mà cơ quan gửi đi các nơi khác, cung cấp những thông tin thống kê về văn bản đi của cơ quan.
Tùy theo số lượng văn bản gửi đi của cơ quan nhiều hay ít mà dùng số lượng sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Có thể phân loại văn bản đi theo các loại như sau để hình thành sổ đãng ký văn bản đi:
– Loại quan trọng: gồm những văn bản như quyết định, kế hoạch, chương trình, để án, tờ trình, báo cáo, văn bản xin ý kiến cấp trên, văn bản chỉ đạo cấp dưới.
– Loại công việc: gồm những văn bản được hình thành trong quá trình giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
– Các loại hợp đồng.
– Loại công văn, thư từ có tính xã giao, thư mời họp, thông báo để biết…

Công tác xử lý văn bản 1

Công việc vào sổ đăng ký văn bản đi gồm các bước:

– Ghi số thứ tự vào sổ (sổ đăng ký vãn bản đi) và ký hiệu văn bản đi ở góc trái, phía trên, dưới tên cơ quan ra văn bản.
– Ghi ký hiệu phân loại trên bản lưu của văn bản “đi” ở góc trên bẽn phải của bản lưu đó.

Bước 3. Bao gói văn bân gửi đi
Để việc gửi vãn bản không bị nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần căn cứ vào những nơi mà cơ quan thường xuyên có quan hệ gửi văn bản mà thành lập các cặp đựng tài liệu để chia văn bản thành từng nhóm cơ quan. Mỗi cơ quan nhận văn bản được chia thành 1 ngăn, ghi tên cố định lên đầu hoặc mép bìa cho dễ nhìn. Làm thủ tục đãng ký xong, nhân viên văn thư chia vãn bản gửi cho các nơi vào từng ô. Sau đó mới bắt đầu cho văn bản vào phong bì và viết phong bì.
Phong bì đựng văn bản có thể dùng nhiều loại với kích thước khác nhau cho phù hợp nhưng không to quá kích thước do bưu điện quy định. Phong bì đựng văn bản nên làm bằng giấy dầy, bền để bảo quản và không nhìn thấy chữ của văn bản bên trong. Bì đựng văn bản phải ghi đầy đủ tên cơ quan, ghi số, ký hiệu của từng văn bản trong phong bì ngay dưới tên cơ quan. Địa chỉ nơi nhận phải ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt, trừ trường hợp phải giữ bí mật địa điểm.

Bước 4. Chuyển văn bản
Văn bản đi phải được gửi ngay trong ngày đãng ký văn bản. Có thể gửi qua bưu điện, cũng có thể do văn thư mang đến tận địa chỉ nơi nhận. Dù chuyển bằng cách nào thì cũng đều phải vào sổ chuyển giao văn bản.

Công tác xử lý văn bản 1

Những văn bản quan trọng và văn bản mật cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi.

Bước 5. Giữ gìn và sắp xếp bản lưu văn bản gửi đi
Văn bản đi, bất kể do bộ phận nào soạn thảo đểu phải được lưu giữ ít nhất 2 bản chính: một bản lưu ở bộ phận hoặc cá nhân soạn thảo để lập hồ sơ theo dõi công việc, một bản lưu ớ văn thư để tra tìm khi cần thiết.
Văn bản lưu phải được sắp xếp, bảo quản cẩn thận. Cuối năm nhân viên văn thư phải sắp xếp lại văn bản và lập hồ sơ chuyển giao cho bộ phận lưu trữ của cơ quan phục vụ cho tra cứu lâu dài về sau.