Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Kiến thức xây dựng

1. khái niệm văn phòng

Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:
Theo cách lìỉểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí dịa lý nhất định:
– Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một người “quan trọng”. Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,…
– Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,…
Theo cách hiểu “động” văn phòng let một hoạt dộng:
– Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin.
Một cách chung nhất, có thể hiểu:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức dó.
Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác trong cơ quan, đơn vị. Để công tác văn phòng đạt kết quả tốt cần có những điều kiện
cơ bản sau:
– Bộ máy văn phòng phải được tổ chức thích hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan, đơn vị mà nó phục vụ. Đối với cơ quan, tổ chức lớn, hoạt động da dạng thì vãn phòng phải có dầy đủ các bộ phận với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi
hoạt dộng vãn phòng một cách độc lập, đáp ứng đầv đủ mọi yêu cầu của cơ quan, tổ chức dó. Đòi với cư quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì vãn phòng có thê gọn nhẹ, tinh giản.
– Vãn phòng phái có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất dinh, có các trang thiết bị phù hợp và các diều kiện vật chất cần thiết khác để đám báo cho mọi hoạt động của văn phòng.
Trong một dự án xây dựng chú đầu tư, nhà thầu, tư vấn đcu có thê’ có văn phòng quản lý, điều hành cúa riêng mình. Các vãn phòna này thường có dạng là các dãy nhà tạm hoặc toa xe di dộng với các trang thiết bị gọn nhẹ, cơ động và thường được đặt ngay tại hoặc gần với còng trường xây dựng.

2. Chức năng của văn phòng
Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy vãn phòng có các chức năng cư bán sau:

2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sứ dế lựa chọn quyết dịnh quán lý tối ưu phục vựcho mục tiêu hoạt dộng cùa cơ quan, tổ chức dó.
Muôn có những quyết định dims dán, kịp thời có cơ sứ và mang tính khoa học, người ra quyết dịnli phái nấm được nhiều lĩnh vực. phái có mặt ớ mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một con người. Vì lý do đó, người thú trướng cần ý kiến tham mưu cùa lực lượng trợ giiiịT Thông thường, theo cơ câu tổ chức trực tuyên – chức năng, lực lượng trợ giúp về cắc lĩnh vực chuvèn môn nam ờ các phòng ban chức năng. Vãn phòns sẽ giúp thủ trướng trong việc lổng hợp các ý kiên chuyên môn dó, phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung câp cho thủ trướng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và dứng dắn.
Như vậy, tham miịru vìvíổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong một chức nãng luôn tò ra hữu hiệu vì ná mang tính tham vấn, khách quan, không bị gò bó, ràng buộc.

2.2. Chức năng giúp việc theo ngành
Vãn phòng là bộ miív trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, dơn vị. dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch còng tác ngàv, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Vãn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lẻ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo ldạn; tổ chức các chuyến di công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quán lý các văn ban…

2.3. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, dơn vị, dự án không the thiếu các diều kiện vật chất như nhà cứa, phương tiện, thiết bị. dụng cụ. Vãn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý
các phương tiện, thiết bị. dụng cụ đó đê đám báo sử dụng chúng có hiệu quá. Số lượng, đặc diem cùa các phương tiện vật chất liêu trôn phụ thuộc vào dặc diêm và quy mò hoạt dộng của các cơ quan, dơn vị. Phục vụ một cách liéì kiệm và có hiệu quá là phương chăm hoạt dộng của còng tác vãn phòng.
Tóm lại. văn phòng là đầu mời giúp việc cho lãnh dạo, thủ trướng thông qua ba chức nâng quan trọng trên dàv. Các chức năng nàv vừa dộc lặp, vừa hỗ trợ. bổ sung cho nhau và cùng kháng dịnh sự can thiết khách quan cùa văn phòng với tư cách một phòng làm việc và cóng tác văn phòng với tư cách như một loại hoạt động.
Nhiệm vụ của văn phòng

Các chức năng của văn phòng được thể  hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể sau:

a)Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án cớ nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng. Song muốn dạt dược mục lieu chung thì các kế hoạch dó phái dược kết nôi thành hệ thống ke hoạch hoàn chính, ăn khớp và hỏ trợ cho nhau. Vãn phòng là đon vị tổng hợp ké hoạch tổng thè của cơ quan, dơn VỊ và dỏn dốc các hộ phận khác tlụrc hiện.
Mặt khác, vãn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xàv dựng chương trình, ke hoạch cóng tác trong quý. tháng, tuần… cua han lành dạo. giúp lãnh dạo triện khai, thực hiện các kẽ hoạch đó.

b) Thu thập xử lý
Thông tin là căn cứ dê thu trướng, lãnh dao dưa ra quyết dinh kịp thời và dũng dãn. Thong tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguón khác nhau. Nhiều khi khỏi lượng thông tin rát lớn. phức tạp. đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xứ lý lượng thõng tin này cần phái có bộ phận trợ giúp, dớ chính là vãn phòng. Các thõng tin. cõng văn. giây tờ di và đến dều dược vãn phòng thu thập, xử lý. phân loại theo những kênh thích hợp đề’ sau đó chuyến phát di hay lưu trữ.
Văn phòng phái tuân theo những quy định nghiêm ngặt ve vãn thư. lưu trữ khi thu nhận, xử lý. báo quán và chuyến phát thõng tin. Thõng tin dược thu thập đầy đú, kịp thời, dược xử lý khoa học, dáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở de thú trướng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quán lý.

c) Tư vấn về văn bản
Văn bàn là phương tiện ghi tin và tru yen tin. là phương tiện lưu trữ va truyền dạt các quyết định quán lý. Vãn phòng trự giúp chơ thú trướng về còng tác soạn tháo vãn bán dể đám bảo cho vãn bản có dầy dú nội dung, hình thức theo yêu cầu; đúng thẩm quvền và đúng trình tự thú tục theo quv định.

d) Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Vãn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định của lãnh đạo. Vãn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chi dạo, điều hành của lãnh đạo.

e) Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng chịu trách nhiệm trong cõng tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan, dơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.

h) Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn
Nếu không có bộ phận chuyên trách, vãn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.

i) Tổ chức công tác bảo vệ
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà từng cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.