Khái niệm, phân loại và chức năng của văn bản quản lý

Kiến thức xây dựng

1. khái niệm văn bản quản lý
Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà vãn bản có những hình thức và nội dung khác nhau.
Văn bản quản lý là văn bản được hình thành và sử dụng trong hoạt động quản lý, chúng được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý.
Văn bản quản lý Nhà nước những thông tin quản lý thành văn do các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục và trình tự nhất định nhằm điểu chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ chức, các cá nhân.
Các cơ quan Nhà nước có thể hiểu là các cơ quan, đoàn thể, các tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị quân đội… do Nhà nước thành lập.
Văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh, mang tính quyến lực Nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi Nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản quản lý Nhà nước khác biệt so với các vãn bản thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức vãn bản, hiệu lực pháp lý được quy định bởi các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

2. phân loại văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý được phân loại theo hiệu lực pháp lý, theo hình thức và thẩm quyền ban hành và một số dấu hiệu khác.

2.1. Phân loại theo hiệu lực pháp lý
a) Văn hán quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền* ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Như vậy, văn bản quy phạm pháp luật phải có các yếu tố sau:
– Do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với hình thức tương ứng theo luật định.
– Chứa đựng các quy tắc xử sự chung được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương.
– Được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng các biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡng chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.
Văn bản quy phạm pháp luật là nền tảng và cơ sở để xây dựng hệ thống văn bản quản
lý Nhà nước.

b) Văn hàn cá biệt
Vãn bán cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể, ví dụ: quyết dinh nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị phát động phong trào thi dua…

c) Văn bản hành chính
Vãn bản hành chính là là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị.

d) Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ
Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình, ví dụ: hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…
Như vậy, trong các dự án xây dựng người ta phải làm việc với tất cả các loại vãn bản quán lý kể trên. Song, một dự án xây dựng người ta chỉ có thể ra các vãn bản không thuộc phạm vi của các văn bản quy phạm pháp luật.

2.2. Phân loại theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành

a) Các văn bản quy phạm pháp luật
Các hình thức và thẩm quyền ban hành vãn bản quy phạm pháp luật là:
– Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết.
– ủy ban thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị quyết.
– Chủ tịch nước: lệnh, quyết định.
– Chính phủ: nghị quyết, nghị định.
– Thủ tướng chính phủ: quyết định, chỉ thị.
– Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ: quyết định, chỉ thị, thông tư.
– Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao: nghị quyết.
– Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư.
– Hội đồng nhân dân các cấp: nghị quyết.
– UBN.D các cấp: quyết định, chỉ thị.
– Ngoài ra, các cơ quan Nhà nước có thể phối hợp với nhau hoặc với các tổ chức chính trị – xã hội khác để ban hành thông tư liên tịch để giải thích, hướng dẫn thực hiện một văn bản nào đó của cơ quan Nhà nước cấp trên.

b) Các văn bản hành chính
Những văn bản cũng do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ các yếu tố của văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, nhằm để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể, thì được coi là vãn bản hành chính.
Văn bản hành chính nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, giải quyết những tác nghiệp cụ thể của hoạt động quản lý; thông tin, báo cáo tình hình lên cấp trên; chỉ đạo hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra cấp dưới; trao đổi giao dịch, liên hệ công việc giữa các cơ quan, đơn vị; thông tin, ghi chép những công việc thuộc nội bộ cư quan.
Các hình thức văn bản hành chính được ban hành và sử dụng ở các cơ quan Nhà nước Việt Nam hiện nay bao gồm:
– Thòng cáo: hình thức vãn bản cao nhất của cơ quan Nhà nước để công bố với nhân dân về một quyết định, một sự kiện quan trọng nào đó.
– Thông báo: hình thức văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để thông tin cho cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động hoặc vấn để khác để biết, để thực hiện.
– Chương trình: dùng để trình bày dự kiến về một loạt những hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định.
– Kế hoạch còng tác: trình bày có hệ thống dự kiến về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc công việc trong một thời gian nhất định.
– Đề án: dùng để trình bày hệ thống ý kiến về một việc cần làm, cần nêu ra để thảo luận, thông qua, xin ý kiến…
– Báo cáo: gửi cấp trên đế’ tường trình hoặc xin ý kiến về một/một số vấn đề, vụ việc nhất định để sơ kết/tổng kết công tác đã qua hoặc dự kiến sắp tới của một cơ quan, tổ chức; để trình bày một vấn đề, sự việc, một đề tài trước hội nghị hay trước một/một sô cơ quan có trách nhiệm.
– Tờ trình: đề xuất với cấp trên phê chuẩn một chủ trương, phương án công tác; một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách hiện hành.
– Biên bản: để ghi lại một phần hay đầy đủ diễn biến, kết quả của một hội nghị, cuộc họp; ghi lại những vụ việc xảy ra có xác nhận của đương sự và những người làm chứng liên quan đến vụ việc đó.
– Công điện: dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của một tổ chức hoặc của người có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp.
– Hợp đồng: dùng để ghi lại kết quả đã được thỏa thuận giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan với cá nhân về một việc nào đó, trong đó ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ mà các bên ký kết hợp dồng phải thực hiện và các biện pháp xử lý khi các bên không thực hiện đúng hợp đồng.
– Công văn: sử dụng vào việc giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội với nhau và với công dân để thực hiện chức nãng nhiệm vụ của mình.
– Giấy chứng nhận: cấp cho cán bộ công nhân viên khi đi liên hệ, giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc của bản thân.
– Giấy đi đường: cấp cho các cá nhân khi được cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian được cử đi công tác.
– Giấy nghỉ phép: cấp cho cán bộ công nhân viên khi được nghi phép xa nơi công tác, dùng thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường.
– Giấy mời: dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó.
– Phiếu gửi: hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công văn đi). Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi trả lại cho cơ quan gửi làm bằng chứng cho việc vãn bản đã đến đúng nơi nhận văn bản.