Kỹ năng đọc – viết.

Kiến thức xây dựng

kỹ năng đọc
Đọc cũng cần có kỹ năng:
– Để đọc nhanh cần tìm bố cục lớn (mục lục) của văn bản để nắm tổng quát về nội dung. Nếu văn bản không có mục lục thì có thể nắm tổng quát bằng cách đọc lướt các để mục.
– Sau khi nắm tổng quát, tùy theo yêu cầu và nhiệm vụ được giao mà quyết định đọc kỹ từng phần hoặc tòan bộ vãn bản.
– Trong khi đọc nên đánh dấu làm nổi bật những ý quan trọng cần lưu ý.
– Sau khi đọc xong văn bản, trong một số trường hợp, cần tóm tắt các ý chính của nó.

 kỹ năng viết
Trong hoạt động quản lý các quyết định thường thể hiện bằng văn bản viết. Văn bản quyết định quản lý, xét theo khía cạnh ngôn từ, phải cô đọng, dễ hiểu, đơn nghĩa… nên viết là một kỹ năng cần được coi trọng. Vì lý do đó, kỹ nãng viết sẽ dược trình bày thành một mục lớn riêng (mục kỹ thuật soạn thảo văn bản).

 Các kỹ năng giao tiếp trong hoạt động quản lý
Trong hoạt động quản lý dự án, các cán bộ quản lý dự án không chỉ phải tiếp xúc với nhau trong các vai trò Chủ đầu tư – Nhà thầu – Tư vấn, mà còn phải tiếp xúc với các đối tác khác như nhà cung cấp, với dân, với đại diện của chính quyền, với các phóng viên báo đài…

* Giao tiếp trong cuộc họp
Như trên đã trình bày, giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý. Trong các hình thức giao tiếp thì họp hành chiếm tương đối nhiều thời gian của nhà quản lý. Vì vậy, họp thế nào cho có hiệu quả là một vấn đề cần được đề cập.
Họp hiệu quả là cuộc họp mà các thành viên tham dự có điểu kiện thể hiện được quan điểm của mình một cách tự do, dân chủ; quá trình bàn bạc thoải mái và đi đến thống nhất một cách không khiên cưỡng.

Để họp có hiệu quả thì cuộc họp phải có chủ đề thống nhất, có kế hoạch; phải có người chịu trách nhiệm duy trì cuộc họp và mỗi người tham gia cuộc họp phải hiểu rõ mục đích cuộc họp và trách nhiệm của họ trong cuộc họp. Trách nhiệm của mỗi người có thể thể hiện như sau:
Người chủ tọa: Chủ tọa bao giờ cũng phải giữ vai trò trung lập. Nhiệm vụ chính của chủ tọa là lôi kéo, giúp đỡ mọi người tập trung phát biểu ý kiến vào mục đích của cuộc họp:
– Gợi ý để mọi người phát biểu, khuyến khích và đảm bảo cho người phát biểu ý kiến không bị chê cười hay tấn công cá nhân.
– Khơi mào cho thảo luận, đặt câu hỏi, kích thích suy nghĩ.
– Khéo léo ngăn chặn bớt người nói nhiều, nói lấn át người khác.
– Hỏi lại, làm sáng tỏ các ý kiến để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và hiểu một nội dung giống nhau.
– Chú ý lắng nghe, theo dõi phản ứng của mọi người, ngãn chặn kịp thời các ý kiến có tính chất công kích, phê phán cá nhân để tránh căng thẳng, mất đoàn kết.

Thư ký: Thư ký cũng phải giữ vai trò trung lập, phải viết trước mặt mọi người, không can thiệp một cách công khai vào cồng việc của chủ tọa, phản ánh trong biên bản một cách khách quan những nội dung cần thiết. Cuối buối họp phải đọc lại biên bán cho mọi người nghe và kiểm tra.
Thủ trưởng hoặc cấp trên:
– Luôn tôn trọng mọi thành viên và ý kiến của họ trong cuộc họp.
– Bình tĩnh trước những ý kiến trái ngược với quan điểm của bản thân.
– Không bao giờ được can thiệp trực tiếp, công khai vào sự điều khiến của chú tọa, thư ký. Nên có sự hội ý trước và dự kiến trước những khá năng có thê xáy ra trong cuộc họp.

Những người tham gia khác:
– Trách nhiệm chính của những người tham gia khác là đóng góp ý kiến và thảo luận, bàn bạc trên tinh thần xây dựng bằng cách:
– Đi họp đúng giờ, theo dõi cuộc họp từ đẩu đến cuối. Chăm chú lắng nghe đế hiểu cho đủ, cho đúng.
– Trước khi phát biểu ý kiến phải suy nghĩ và chuẩn bị kỹ càng, cần thiết thì có thể ghi sẵn hoặc tóm tắt ra giấy. Trước khi phát biểu phải giơ tay, không chen ngang, ngắt lời người khác.
– Nói ngắn gọn, khúc chiết với giọng ôn tồn, lịch sự, tránh lồng tình cảm cá nhân vào công việc.
– Sáng suốt bảo vệ ý kiến của mình nếu tự tin là đúng đắn. Nếu thấy sai thì rút lui, không nên bảo thủ.
Để cuộc họp thành công tất cả các thành viên tham dự phải có tinh thần xây dựng để đảm bảo không khí cuộc họp thoải mái, thân tình, cới mở

Xem thêm: Bán nhà Hà Nội chính chủ