Lưu trữ văn bản

Kiến thức xây dựng

1. Quá trình chuyển giao hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan là tài sản quý cúa cơ quan đó, nói riêng, và của Nhà nước, nói chung. Vì vậy, hồ sơ tài liệu cần được quản lý và bảo quản nhằm mục đích có thể sử dụng về sau.
Hồ sơ tài liệu của một dự án xây dựng phải lưu trữ để phục vụ cho các công tác thanh quyết toán và sau đó là công tác thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.
Theo quy định thì cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công tác có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lưu giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu giữ của cơ quan hồ sơ tài liệu các công việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi, tiếp tục nghiên cứu.
Hồ sơ tài liệu sau khi kết thúc công việc được để lại tại các phòng ban sau một năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó sẽ phải nộp vào lưu trữ của cơ quan. Quá trình chuyển giao hồ sơ tài liệu vào lưu trữ trung tâm (của cơ quan) có thể gồm các bước sau:

2) Phân loại
Từ góc độ lưu trữ, có thể có phân ra các loại hồ sơ tài liệu sau:
– Những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài thì các phòng ban cần hoàn chỉnh để nộp vào lưu trữ.
– Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời có thể để lại ở phòng ban đó, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu trữ tiếp thì tiêu hủy theo thủ tục quy định.

3) Chỉnh lý sơ bộ hồ sơ tài liệu
Các hồ sơ tài liệu trước khi nộp lưu trữ cần được phân ra từng loại theo công việc chuyên môn của các phòng ban. sắp xếp, hệ thống lại cả về nội dung và hình thức theo một1 trật tự nhất định các hồ sơ tài liệu nộp lưu này sau đó làm mục lục các hồ sơ nộp lưu.. Việc làm mục lục này có thể cần sự cộng tác của các nhân viên văn thư hoậc/và nhân viên lưu trữ.
Mục: lục hồ sơ này là căn cứ thống kê, bàn giao tài liệu giữa các phòng ban với bộ phận lưu trữ của cơ quan, đổng thời nó giúp cho việc tra tìm tài liệu trong kho lưu trữ khi cần thiết.

Lưu trữ văn bản 1

4) Chuyển nộp hổ sơ tài liệu vào trung tâm lưu trữ

Mục lục hồ sơ lưu phải làm 2 bản, khi bàn giao hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sẽ giao một bản cho cán bộ lưu trữ, một bản do đơn vị nộp hồ sơ bảo quản. Việc chuyển hồ sơ tài liệu vào lưu trữ trung tâm phải có sự chứng kiến của Chánh văn phòng hoặc Trưởng, phó phòng hành chính và phải lập thành biên bản nộp lưu tài liệu. Mục lục hồ sơ được đính kèm theo biên bản nộp lưu tài liệu.

5. Nghiệp vụ tổ chức lưu trữ và tra cứu tài liệu lưu trữ
a) Hình thức tổ chức hai trữ
Tùy theo mô hình tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng mà người ta có thể tổ chức lưu trữ theo hình thức tập trung hay phân tán.

a) Mô hình tổ chức hai trữ phân tán
Mô hình tổ chức lưu trữ phân tán phù hợp với mô hình tổ chức hoạt động văn phòng kiểu phân tán. Theo mô hình này, hồ sơ tài liệu của các phòng ban chuyên môn nào vẫn
đế nguyên tại các phòng ban chuyên môn đó. Các phòng ban chuyên môn quản lý hồ sơ tài liệu, không phải nộp về lưu trữ trung tâm.
Mô hình tổ chức lưu trữ này có ưu điểm là dễ liên hệ, tra cứu nhanh khi cẩn thiết, nhưng dễ có nguy cơ không đảm bảo được các yêu cầu về bảo quản, lưu trữ lâu dài.

b) Mô hình tổ chức lim trữ tập trung
Mô hình tổ chức lưu trữ tập trung phù hợp với mô hình tổ chức hoạt động vãn phòng kiểu tập trung. Theo mô hình này, hổ sơ tài liệu của các phòng ban đều được lưu trữ tại trung tâm lưu trữ của cơ quan.
Mô hình tổ chức lưu trữ này có ưu điểm giúp nắm được toàn bộ các loại hồ sơ tài liệu quan trọng cần bảo quản; tạo điểu kiện bố trí cán bộ lưu trữ có nghiệp vụ, mua sắm trang thiết bị và khai thác hiệu quả trang thiết bị phục vụ lưu trữ; đảm bảo lưu trữ tốt, bảo quản tài liệu lâu dài. Nhưng lưu trữ tập trung có thể làm cho công việc tra cứu mất thời gian hơn kiêu lưu trữ phân tán, đặc biệt nếu nghiệp vụ lưu trữ không tốt.

c) Sắp xếp hồ sơ tài liệu phục vụ tra tìm và bảo quản
Để có thế không chỉ bảo quản mà còn có thể tra cứu tài liệu lưu trữ, cần phải tiến hành sắp xếp các hổ sơ lưu trữ theo phương pháp phù hợp. Phương pháp thường được sử dụng để sắp xếp các hồ sơ lưu trữ là sắp xếp theo vần chữ cái.
Hồ sơ lưu trữ sắp xếp theo vần chữ cái trước hết phải được chia ra từng loại một cách khoa học, sau đó sấp xếp trực tiếp chúng theo vần chữ cái tên gọi. Nghiệp vụ này được thực hiện như sau;
– Xác định tên chuẩn cho từng hồ sơ.
– Phân loại các hổ sơ theo vần chữ cái tên gọi.
– Gắn tai rìa ghi chữ cái nhận dạng vào một bên mép hồ sơ (lưu ý gắn cùng một bên mép với tất cả các hồ sơ).
– Sắp xếp hồ sơ lên kệ/giá (loại phù hợp) theo trật tự chữ cái sao cho tai rìa nhận dạng quay ra ngoài. Nếu cùng một chữ cái có nhiều hồ sơ thì cần sắp xếp các hồ sơ có cùng chữ cái đầu tiên đó theo vần của chữ cái thứ 2 trong tên gọi của các hồ sơ.
Phương pháp sắp xếp này thường được áp dụng cho các cơ quan đơn vị có tài liệu lưu trữ không nhiều. Khi tra cứu chỉ việc tìm kiếm trực tiếp trên hồ sơ thông qua tai rìa.
Trường hợp cơ quan có quá nhiều hồ sơ lưu trữ thì có thể lập tủ đựng thẻ chỉ dẫn xếp theo vần chữ cái tên gọi tương tự như trong thư viện. Người tra cứu trước hết tìm thẻ của tài liệu cần thiết ớ tủ đựng thẻ, sau đó, theo thông tin ghi trên thẻ đê xác định vị trí của hồ sơ cần tìm.

6. Bảo quản tài liệulưu trữ
Hổ sơ tài liệu lưu trữ lâu ngày có thể bị hư hỏng. Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ có thế là:
– Nguyên nhân tự nhiên ẩm, mốc, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, côn trùng phá hoại…
– Nguyên nhân do con người như phá hoại, thiếu tinh thần trách nhiệm của nhân viên lưu trữ và của người khai thác, sử dụng tài liệu.
– Các phương tiện, trang thiết bị cho công tác lưu trữ không đủ, không đảm bảo.

Để tránh các nguyên nhân trên, ngoài việc phải xây dựng kho tàng bảo quản đảm bảo các điều kiện theo yêu cầu của lưu trữ và các phương tiện như tủ, giá, kệ để hồ sơ, cần có các biện pháp bảo quản thích hợp như chống ẩm, thông gió bằng các trang thiết bị cần thiết như quạt, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, bằng chất hút ẩm, chống côn trùng phá hoại bằng các chất hóa học…
Việc lưu trữ lâu dài và tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải tuân theo quy định của Nhà nước và của ngành, địa phương. Để xác định hồ sơ tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và những tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu có chức năng cơ bản là hàng năm xem xét các hồ sơ lưu trữ, xác định những tài nào còn giá trị cần tiếp tục lưu trữ, tài liệu nào hết giá trị có thể tiêu hủy. Thường là kết luận của Hội đồng chỉ có ý nghĩa tư vấn. Việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ phải do thủ trưởng cơ quan quyết định.
Việc tiêu hủy các tài liệu hết thời hạn bảo quản và các tài liệu hết giá trị phải lập thành biên bản kèm theo bản kê các tài liệu tiêu hủy và đảm bảo bí mật nội dung tài liệu.