Mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án

Kiến thức xây dựng

1.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức tách biệt, quản lý theo dự án và quản lý chung
Nếu các nguồn lực cơ bản của dự án nằm trong khuôn khổ một tổ chức/hệ thống thì cẩn phải thành lập một Ban quản lý dự án nằm trong cơ cấu của tổ chức hay hệ thống đó. Đương nhiên tổ chức/hệ thống phải bằng cách này hay cách khác hoà đồng các mâu thuẫn có thể nảy sinh giữa bộ phận quản lý dự án và các bộ phận khác trong vấn dể sử dụng các nguồn lực chung, có hạn.
Nếu dự án không lặp lại thì có thể có phương án cơ cấu tổ chức quản /v dự án tách biệt, nghĩa là được tách hẳn ra khỏi tổ chức/hộ thống mẹ (hình 2.1).

Mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án 1

Một cơ cấu tổ chức tách biệt như vậy hình thành chỉ để dành cho một dự án. Sau khi dự án hoàn thành, Ban quản lý dự án này phải giải thể. Nguồn cán bộ chủ yếu cho Ban quản lý dự án tách biệt lấy từ tổ chức/hệ thống mẹ. Các cán bộ này làm việc tại dự án trong thời gian tồn tại của dự án, sau khi dự án hoàn thành họ lại trớ về vị trí cũ.
Song, mức độ tách biệt của dự án có thê khấc nhau. Nếu tổ chức/hệ thông mẹ liên tục phải thực hiện các loại dự án thì sẽ nảy sình nhu cầu liên kết sâu sắc hơn giữa cơ cấu của tổ chức/hệ thống mẹ và cơ cấu của dự án. Trong trường hợp này người ta thường sử dụng mô hình tố chức “quán lý theo dự án”. Nghĩa là, cơ cấu tổ chức dự án tách biệt đã biến thành một bộ phận cơ cấu hoạt động thường xuyên trong nội bộ của tổ chức/hệ thống mẹ (hình 2.2).

Mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án 1

Trong mô hình cơ cấu tổ chức quản lý theo dự án, cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án và cơ cấu của tổ chức/hệ thống mẹ nằm trong một chỉnh thể hữu cơ. được quản lý bằng hệ thống quản lý chung. Biên giới giữa cơ cấu Ban quản lý dự án và cơ cấu của tổ chức/hệ thống mẹ bị xoá hoàn toàn. Các nguồn lực dành cho hoạt động của dự án và các hoạt động khác của tổ chức/hệ thông mẹ là chung.
Nếu hoạt động của tổ chức/hệ thống mẹ hoàn toàn là hoạt động quán lý các dự án thì mô hình quản lý theo dự án trở thành mô hình cơ cẩu lổ chức quản lý chunỊỊ (hình 2.3).

Mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án 1

Các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý dự án tách biệt, mô hình quản lý theo dự án và mò hình quàn lý chung thông thường áp dụng trong các trường hợp sau:
– Tổng thầu dự án là một tổ chức và tổ chức này chịu trách nhiệm quản lý dự án cũng như thực hiện toàn bộ hoặc phần chính công việc thực hiện dự án. Mô hình này gần giông với hình thức tổ chức quản lý dự án “chìa khoá trao tay” trong thực tế quán lý dự án ớ Việt Nam.
– Chú đầu tư, nhà tài trợ và tổng thầu cùng là một tổ chức. Đó có thể là các dự án nội bộ khi mà bộ phận này của một tổ chức thực hiện dự án cho một bộ phận khác của chính tổ chức dó. Tìong thực tế quán lý dự án ớ Việt Nam mô hình này gần với hình thức tổ chức quán lý dự án “tự thực hiện”. Theo hình thức này, chủ đầu tư sử dụng lực lượng được phép hành nghé xàv dựng của mình để thực hiện khối lượng xây lắp tự làm.

1.2. Cơ cấu tơ chức đúp (dual)
Nếu thành phần tham gia dự án có 2 đơn vị thành viên ngang nhau (nhìn từ góc độ quán lv dự án) thì xuất hiện mô hình cơ cấu tổ chức đúp (hình 2.4).

Mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án 1

Mò hình co cấu tổ chức đúp cho phép sự tham gia ngang nhau vào quản lý dự án của 2 don vị – thành viên dự án. Đó có thể là sự hình thành Ban quan lv dự án “liên co quan” mà thành phần gồm các cán bộ của cá 2 don vị thành viên. Đê đảm bảo sự tham gia tương dương của 2 thành viên vào quán lý dự án, có thể thành lập một pháp nhân cho hoạt động thực hiện dự án. Ví dụ Hội đổng cố đỏng, Hội đồng giám dốc. Hội đổng quản trị… Hoặc đơn thuần trong Ban quản lý dự án “liên cơ quan” có 2 lãnh đạo dự án từ 2 dơn vị thành viên có thẩm quyển ra quyết định chung.
Cơ cấu tổ chức quan lý dúp có thế vận dụng trong các trường hợp sau:
– Chii dati lư và nhà tổng thầu có vai trò tương đương trong quá trình ra quyết định quản lý thực hiện dự án hoặc thực hiện các công việc có mức độ quan trọng tương đương.
– Tổn tại 2 nhà tài trợ tương đương nhau cùng quan tâm như nhau vào các kết quả của dự án và cùng tham gia tích cực vào quá trình thực hiện dự án
1.3. Các cơ’ cấu tổ chức phức tạp
Trong trường hợp có trên 2 thành viên tham gia dự án mà các thành viên này khác nhau cá về vai trò cũng như tính chất tham gia thì có thể hình thành các mô hình quản lý dự án phức tạp. Các mô hình phức tạp nói chung có 3 dạng cơ bản:
– Chủ dầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án.
– Nhà tổng thầu quản lý thực hiện dự án.
– Quán lý ‘dự án được trao cho một tổ chức tư vấn

Mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án 1

a) Trong khuôn khố cùa mổ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án thì chủ drill lự có the lự thực hiện một vài công việc (ví dụ tự tổ chức đấu thầu) còn các công việc khác thì giao cho các tổ chức tư vấn (khảo sát thiết kế, giám sát…) và các nhà thầu (thi cõng xây lắp). Cơ cấu tố chức quản lý dự án (Ban quản lý dự án) do chủ đầu tư lập nen. trong dó nguồn cán hộ quán lý lấy từ cơ cấu của chủ đầu tư. Các cán bộ này trong thời gian ton lại dự án làm việc thường xuyên cho dự án. Cán bộ cùa các thành viên khác
của dự án có thể tham gia vào quản lý dự án trên cơ sở làm việc không thường xuyên (hình 2.5).

b) Trong mô hình tổng thầu quản lý thực hiện dự án, chủ đầu tư trao quyển quan lý cho nhà tổng thầu, chỉ để lại cho mình quyền kiểm tra một vài kết quả trung iìian và kết quả cuối cùng. Tổng thầu tự hình thành cơ cấu tổ chức quản lý dự án (Ban quan lý dụ án), cung cấp các nguồn lực thường xuyên cho cơ cấu này và thực hiện tất cả các chức năng quản lý dự án. Ngoài ra tổng thầu có thể giao một phần công việc lại cho các nhà thầu phụ hoặc cho chính các bộ phận của mình (hình 2.6).

Mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án 1

Trong thực tế quản lý dự án ở Việt Nam mô hình đang đổ cập gần với hình thức của dạng hợp đổng “chìa klioá trao tay” và hình thức hợp đồng EPC.
Theo hình thức hợp đồng chìa khoá trao tay, chủ đầu tư thực hiện đấu thầu để lựa chọn một nhà thầu (tổng thầu xây dựng) thực hiện trọn gói toàn bộ các công việc: lập dự án; thiết kế; cung ứng vật tư, thiết bị; thi công xây dựng công trình. Theo hình thức họp đồng này, thông thường, chủ đầu tư chỉ phải trình duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, nghiệm thu và nhận bàn giao khi công trình dự án hoàn thành, được bàn giao và đưa vào sứ dụng. Tổng thầu có thể giao lại việc khảo sát, thiết kế, mua sám thiết bị hoặc một phần khối lượng còng tác xây dựng cho các nhà thầu phụ.
Hình thức hợp đồng EPC (hợp đồng thiết kế – cung ứng vật tư thiết bị – thi cõng xây dựng) là hợp dồng xây dựng thực hiện toàn bộ các công việc lừ thiết kế, cung ứng vật tư, thiết bị đến thi công xây dựng công trình, hạng mục công trình. Khi thực hiện hợp đồng EPC các dự án sử dụng vốn ngân sách, chú đầu tư phái thành lập Ban Quản lý dự án có đủ điều kiện năng lực theo quy định. Chù đầu tư có trách nhiệm thuê tư vấn giám sát quá trình thực hiện hợp đổng EPC và tổ chức nghiệm thu hợp đồng theo quy định.

Mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án 1

a) Trong mô hình lư vấn quán lý dự án chú dầu tư trao quyền quán lý dự án cho một tổ chức tư ván chuyên cung cấp dịch vụ quán lv dự án. Tổ chức tư vấn này giữ những quyền quan trọng nhất về quan lv dự án. lập cơ câu tổ chức dự án (Ban quàn lý dự án) và thực hiện cỏn í! tác quan lý. Đồng thời, lổ chức tư vấn quản lý dự án này không thực hiện bất kv một cóng việc nào cua quá trình thực hiện dự án. Tất cà các công việc cúa quá trình thực hiện dự án tổ chức tư vấn quán lý dự án giao lại cho các nhà thầu (hình 2.7).
Ở dãy cỏ the xáy ra trường hợp nhà tư vấn quán lý dự án oịao tất cả các cone việc của quá trình diực hiện dự án cho một nhà lổng thau. Đến lượt mình nhà tổng thau này, là người chịu trách nhiệm chính vé mọi công việc cùa dự án, có thể giao một phấn công việc cho các nhà thầu phụ (hình 2.8).

Mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án 1

Trong thực tế quản lý dự án ở Việt Nam mô hình tư vấn quản lý dự án (hình 2.7) tương tự như hình thức chít nhiệm điều hành dự án đã được áp dụng đối với các dự án có quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp và thời hạn xây dựng dài. Theo hình thức này chủ đầu tư tổ chức tuyển chọn và trình cấp có thẩm quyền quyết định lổ chức tư vấn thay mình làm chủ nhiệm điều hành dự án chịu trách nhiệm giám định, ký kết hợp dồng với các tổ chức khảo sát, thiết kế, cung ứng vật tư thiết bị, xây lắp để thực hiện các nhiệm vụ của quá trình thực hiện dự án, đồng thời chịu trách nhiệm giám sát, quản lý toàn bộ quá trình thực hiện dự án.
Trên đây chúng ta đã trình bày các loại mô hình cơ cấu tổ chức quản lý thực hiện dự án thể hiện sự ảnh hưởng của hệ thống các mối quan hệ của các thành viên tham gia dự án. Các mô hình này chỉ rõ mối quan hệ (bên ngoài) của Ban quản lý dự án với các thành viên dự án. Ngoài các mối quan hệ với bên ngoài, các mối quan hệ trong dự án cũng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý. Sau đây xin trình bày các cơ cấu tổ chức quản lý theo các mối quan hệ trong nội bộ Ban quản lý dự án.