Mô hình và nguyên tắc hình thành ban QLDA

Kiến thức xây dựng

1. Mô hình và nguyên tác hình thành ban QLDA
 

Mô hình hình thành cơ cấu tố chức ban QLDA
Mối quan hệ và liên hệ của các thành viên trong ban QLDA thể hiện cơ cấu tố chức của ban. Có 2 mô hình cơ bản hình thành ban quản lý QLDA là:
a) Những thành viên chủ yếu của dự án – chủ đầu tư, nhà thầu (ngoài ra, có thế có các thành viên khác) thành lập các ban quản lý riêng của mình, có người chỉ huy riêng, chịu trách nhiệm về dự án. (Trưởng ban quản lý từ phía nhà thầu, trong thực tế QLDA ờ Việt Nam, thông thường được gọi là giám đốc điều hành dự án). Trưởng những ban quản lý nhò này lại chịu sự điều hành bởi một chủ nhiệm (Project Manager) duy nhất của dự án. Tuỳ thuộc hình thức tổ chức thực hiện dự án mà trưởng ban quản lý từ nhà thầu hay trướng ban quản lý từ chủ đầu tư sẽ là chủ nhiệm cả dự án. Chủ nhiệm dự án điều hành hoạt động của tất cả các thành viên của các ban quản lý, và như vậy tạo nên một ban quản lý duy nhất từ các ban quản lý nhỏ, gọi là “ban QLDA”.
b) Hình thành một ban QLDA duy nhất chịu sự điều hành của chủ nhiệm dự án. Trong thành phần của ban quản lý có đại diện của tất cả các thành viên tham gia dự án. Các đại diện cùa các thành viên dự án thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình theo như trách nhiệm đã được phân công.

Nguyên tắc hình thành ban QLDA
Khi thành lạp ban QLDA cần chú ý các yếu tố sau:
c. Đặc thù của dự án
Ban QLDA lập ra để thực hiện dự án, vì vậv đặc thù của dự án là một trong những yếu tố chính phải tính đến khi thành lập ban. Đặc thù cúa dự án xác định cơ cấu chính thức của ban QLDA; cơ cấu vai trò của các thành viên; danh mục các hiểu biết, kỹ nãng và tay nghề mỗi thành viên phải có. Đặc thù của dự án còn là các thời hạn, giai đoạn và các loại công việc của dự án.

2. Môi trường tổ chức – văn hoá của dự án
Môi trường tổ chức – văn hoá của dự án phân ra thành môi trường bên trong và môi trường bên ngoài.
Môi trường bên ngoài của dự án bao gồm các vấn đề về kinh tế, xã hội, pháp lý, kỹ thuật, công nghệ…
Môi trường bên trong hay văn hoá tổ chức của ban QLDA bao gồm các vấn đề:
– Các tiêu chuẩn chung củá ban;
– Phương pháp phân chia quyền lực, phân chia vai trò;
– Sự đoàn kết và liên kết của các thành viên trong ban;
– Phương pháp đặc thù của ban để tổ chức và thực hiện các quá trình, các hoạt đCng chung như truyền thông, giải quyết xung đột, ra quyết định, quan hệ ngoại giao…

3. Đặc điểm phong cách cá nhân cùa người lãnh dạo ban.
Đặc điểm phong cách cá nhân của người lãnh đạo ban QLDA ảnh hưởng đến cả hệ thống mối quan hệ giữa người chỉ huy và các thuộc cấp.
Lý thuyết lãnh đạo hiện đại cho rằng phương thức lãnh đạo tốt nhất là nâng cao khả nâng lự lãnh đạo của các thuộc cấp. Người lãnh đạo giỏi là người biết giao cho thuộc cấp những công việc mà chính bản thân họ (thuộc cấp) cũng muốn làm, hướng cho họ như chính họ muốn thế.
Tố chức quản lý ban QLDA liên quan đến các vấn đề vể hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý, đám bảo cho ban nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, đạt được mối quan hệ tối ưu giữa kiểm tra lừ bên ngoài và tính độc lập của ban. Người lãnh đạo ban QLDA phải mềm dẻo, tự tin vào bản thân và các thành viên của ban. Sự ảnh hưởng trong ban không dựa trên quyền lực hay vị trí được giao mà phái dựa trẽn uv tín và trình độ chuyên môn.

 Quan hệ giữa các thành viên trong ban QLDA
Đê ban QLDA làm việc tốt cần phải tạo nên cho tất cả thành viên của nó một niềm tin vào “sứ mạng” của ban là được thành lập nên để hoàn thành dự án một cách hiệu quà.
Các thành viên của ban QLDA cần có tổ hợp các kỹ nâng bổ khuyết cho nhau. Các kỹ năng đó có thể chia thành 3 nhóm:
– Chuyên môn nghiệp vụ (kỹ thuật và/hoặc chức năng);
– Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định:
– Kỹ năng giao tiếp, hành xử: biết chấp nhận rủi ro; biết phê phán một cách xây dựng; biết “nghe” một cách tích cực…

Ban QLDA có các dâu hiệu cơ bản sau:
– Có tổ chức nội bộ, bao gồm các bộ phận về quản lý, kiểm tra, có quy chế nội bộ;
– Có các giá trị chung: tính cộng đồng trong ban, dư luận xã hội trong ban;
– Có nguyên tắc riêng, độc lập, khác với các nhóm người khác;
– Có áp lực nhóm, nghĩa là sự ảnh hưởng của công việc chung, mục tiêu chung đến cách hành xử của các thành viên;
– Có sự hướng tới tính bển vững trong mối quan hệ giũa người với người trong ban trong quá trình giải quyết các công việc chung;
– Có thể hình thành một số thông lệ và truyền thống nhất định.