Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin

Kiến thức xây dựng

1. Vai trò của thông tin
Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt tới mục tiêu chung. Không có hoạt động nào của một tổ chức mà lại không có thông tin. Không có thông tin, không một tổ chức nào có thể thưc hiện được bất kỳ một sự điều hành nào cả.
Thông tin là ca sở dể ra các quyết định quản lý. Trong hoạt động quản lý, các cấp quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới và với môi trường bên ngoài đê’ nắm được mục tiêu, chiến lược, kế hoạch…; nắm được tình hình cấp dưới; nắm được thời cơ và thách thức từ môi trường… để kịp thời ra các quyết định quản lý đúng đắn.

Như vậy, thông tin còn gắn các tổ chức (các cc quan, đơn vị) với môi trường hên ngoài. Nhờ có trao đổi thông tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở, tác động tương hỗ với môi trường xung quanh.
Thông tín còn là phương tiện của hoạt dộng quản lý. Mọi quyết định quản lý đều được chuyển tải tới người thi hành thông qua hệ thống thông tin. Trong tổng thể các hoạt động quản lý, các hoạt động như thu nhận, xử lý, truyền đạt, lưu trữ thông tin là tiền đề, là cơ sở và công cụ của quản lý. Quá trình quản lý đồng thời là quá trình thông tin.

2. Tổ chức công tác thông tin

a. Nguyên tắc xảy dựng hệ thống thông tin
– Căn cứ vào nhu cầu thông tin của cơ quan quản lý các cấp để xác định cấu trúc của hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin lặ một bộ phận của hệ thống quản lý, nó thực hiện chức năng cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý.
– Thuận tiện cho việc sử dụng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ, phù hợp với trình độ của cán bộ quản lý, công tác thông tin cần được tổ chức cho phù hợp với quy chế về quyển hạn, trách nhiệm của từng bộ phận quản lý và với tác phong của người lãnh đạo.
– Đưa tin vào một lần và sử dụng nhiều lần.
– Mô hình hoá các quá trinh thông tin:
Hệ thống thông tin cần đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các bộ phận trong tổ chức. Muốn có sự tương thích giữa các hệ thống thông tin, phải thống nhất sự phân loại đối tượng, nội dung của các chỉ tiêu, cách ghi chép, thu thập, phân tổ, hình thành các biểu mẫu thống kê.
– Kết hợp xử lý thông tin: Làm sao cho cán bộ quản lý nói chung và người lãnh đạo nói riêng không phải bận tâm về việc xử lý thông tin, dành thời gian tập trung vào các hoạt động sáng tạo như Xây dựng và lựa chọn các phương án quyết định.
– Đảm bảo sự phát triển liên tục, không ngừng của hệ thống thông tin, phải từng bước hợp lý hoá hệ thống thông tin để có thể đảm bảo thu thập, xử lý và cung cấp cho quản lý những thông tin chính xác và kịp Ihời.
– Cán bộ quản lý và người lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vào việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin. Chỉ bản thân họ mới xác định được thành phần, mức độ chi tiết và hình thức biểu hiện của thông tin.
– Bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin cần được xây dựng theo quan điểm hệ thống, chú ý phối hợp các chức năng và các bộ phận của cơ quan quản lý. Mọi thay đổi trong hệ thống thông tin đều phải có luận cứ khoa học, xác định lõ nhu cầu thông tin: chi phí thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, mục đích hoàn thiện và kết quả dự kiến có thể mang lại.