Nội dung tổ chức công tác thông tin

Kiến thức xây dựng

1. Nội dung tổ chức công tác thông tin
công tác thông tin có thể được tổ chức qua các nội dung sau:

a) Xác định nhu cầu thông tin
Để tiến hành thu thập thông tin, trước hết cần xác định nhu cầu thông tin.
Thông tin, như đã xem xét ở trên, là rất phong phú và đa dạng, nhưng không phải tất cả các thông tin đểu có giá trị như nhau. Vì vậy cần xác định rõ số lượng, loại thông tin, hình thức thông tin… cần thu thập. Đây là cơ sở để hình thành hệ thống thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu hoặc thừa thông tin, thông tin không thích hợp.
h) Xảy dựng và tổ chức nguồn thông tin
Thông tin nội bộ có thể được thu thập thông qua hệ thống các báo cáo, biên lai, chứng từ, hóa đơn, sổ sách… được tổ chức trong nội bộ cơ quan, đơn vị.
Thông tin bên ngoài có thể được thu thập thông qua các tài liệu tham khảo, sách báo, tạp chí, đài phát thanh truyền hình, mạng thông tin…

a) Thu thập thông tin
Thông tin có thể thu thập theo mô hình liên tục, định kỳ hay đột xuất. Trong mô hình thu thập thông tin cần xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân, trong đó, trách nhiệm chủ yếu thuộc về các bộ phận chức năng và vãn phòng.

b) Phân tích, xử lý thông tin
Phân tích, xử lý thông tin đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, sô’ liệu đã thu được để sản xuất ra các thông tin đầu ra cung cấp cho các đối tượng cần thiết. Yêu cầu đặt ra là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất của sự vật và hiện tượng. Muốn vậy phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp tài liệu… trước khi tiến hành phân tích. Công việc này đòi hỏi không chỉ trình độ mà cả tinh thần trách nhiệm của nhà quản lý.

c) Cung cấp, phổ biến thông tin
Các thông tin đẩu ra cần được cung cấp, phổ biến nhanh chóng và kịp thời đến các các đối tượng theo yêu cầu thông qua các hình thức phù hợp (vãn bản, hội nghị, trao đổi qua điện thoại, nói chuyện trực tiếp…).

d) Lưu trữ, bảo quản thông tin
Thông tin được sử dụng không chỉ một lần, vì vậy cần được bảo quản, lưu trữ để sử dụng về sau. Bảo quản, lưu trữ thông tin, tùy theo hình thức của vật mang tin (văn bản, băng hình, hình ảnh…) mà phải được tiến hành theo các phương pháp khoa học phù hợp, theo đúng yêu cầu của nghiệp vụ này.
Hình 9.2 mô tả các nội dung cơ bản của công tác thông tin.

 Nội dung tổ chức công tác thông tin 1