Phân loại thông tin

Kiến thức xây dựng

thông tin rất đa dạng và phong phú, có thể được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau và để thuận tiện cho công tác thu thập và xử lý, bảo quản người ta phân loại thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau.

a) Căn cứ vào cấp quản lý
Căn cứ vào các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị với tư cách như một hệ thống thì thõng tin bao gồm:
– Thông tin xuống dưới (từ trên xuống): đây là những thông tin đi từ cấp quản lý cao hơn xuống cấp quản lý thấp hơn trong một tổ chức có phân cấp, đó là các lệnh, chí thị, quyết định, các văn bản của cấp trên…
Loại thông tin này có thể bị mất mát, thất lạc, bóp méo, hiểu sai nghĩa… nếu nó được truyền qua nhiều cấp khác nhau.
Để chắc chắn thông tin loại này đã đến được đối tượng cần truyền đạt theo đúng hình thức và nội dung mong muốn, cần phải có hệ thống thông tin phản hồi kiểm tra.
– Thông tin lên trên: là thông tin đi từ cấp quản lý thấp hơn lên cấp trên theo hộ thống phân cấp tổ chức. Các hình thức đặc trưng của loại thông tin này là các báo cáo, kháng nghị, khiếu nại, thỉnh cầu, đề nghị, tờ trình…
Dòng thông tin này có thể bị cán trở bởi các nhà quản lý ở các khâu trung gian. Các nhà quản lý ở các khâu trung gian, trong quá trình truyền tin, có thể có các động tác chọn lọc thông tin theo tiêu chí của mình và chỉ truyền đi các thông tin có lợi cho bản thân hoặc nhóm của mình.
Để thông tin lên trên có hiệu quả cần tạo ra cơ chế để cấp dưới có thể tự do bày tỏ quan điểm, tự do trong thông tin liên lạc.
– Thông tin chéo: thông tin chéo bao gồm dòng thông tin truyền theo chiều ngang giữa những người cùng cấp hay ở cấp tổ chức tương đương và dòng thông tin chéo giữa những người ở các cấp khác nhau mà giữa họ không có mối quan hệ báo cáo trực tiếp.
Loại thông tin này được sử dụng để đẩy nhanh quá trình thông tin, cải thiện sự hiểu biết, khả năng phối hợp hành động để đạt mục tiêu chung của tổ chức.

b) Xét theo mối quan hệ bên trong và bên ngoài
– Thông tin bên trong: là những thông tin phát sinh trong nội bộ cơ quan, đơn vị bao gồm các số liệu về đội ngũ cán bộ, nhân lực, vốn, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu…
– Thông tin bên ngoài: bao gồm các thông tin về thị trường như giá cả, chất lượng, chủng loại sản phẩm, sự biến động của tiền tệ, dân cư…

c) Xét theo chức năng của thông tin
– Thông tin chỉ đạo: mang các mệnh lệnh, chỉ thị, chủ trương, nhiệm vụ mục tiêu kinh tế đã định, có các tác động quy định đến mọi phương hướng hoạt động của đối tượng quản lý.
– Thông tin thực hiện: phản ánh kết quả thực hiện quyết định quản lý của từng đối tượng quản lý và phản ánh toàn diện tình hình thực hiện mục tiêu của hệ thống.

d) Xét theo cách truyền tin
– Thông tin có hệ thống: truyền đi theo nội dung và thủ tục đã định trước theo định kỳ và trong thời hạn nhất định, người thu thập thông tin đã biết trước. Gồm có:
+ Các báo cáo thống kê được duyệt;
+ Thông tin về tình hình hoạt động hàng ngày, hoặc hàng tháng, quý.
– Thông tin không có hệ thống là những thông tin được truyền đi khi có sự kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động hoặc xảy ra ngoài môi trường, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời.

e) Theo nội dung của thông tin
– Thông tin về khoa học – kỹ thuật.
– Thông tin về chính trị, kinh tế.
– Thông tin văn hóa, xã hội.
– Thông tin về tự nhiên, môi trường.
– Thông tin về an ninh, quốc phòng…

g) Xét theo sò lún gia công
– Thõng tin han đầu: là những thòng tin thu thập ban đầu chưa qua xử lý.
– Thõng tin đã qua xử lý: tức là các báo cáo, biểu mẫu đã được chỉnh lý theo một ycu
cáu nào đó.

h) Theo tiên chí thời gian
– Thòng tin quá khứ: thông tin quá khứ phản ánh sự vật. hiện tượng đã xảy ra. Thông tin loại này sứ dụng làm cư sớ đế xây dựng các kê hoạch, để đánh giá tình hình…
– Thòng tin hiện lại: phản ánh kết quả hoạt động và sự phát triển của hệ thông dược ghi nhận tại thời diêm xuất phát của thông tin. Những tin tức này luôn luôn có tính thòi sự.
– Thòng tin tương lai: là các dự báo, dự đoán trên cơ sứ các thông tin quá khứ và hiện lại. Thõng tin dạng này giúp nhà quản lý trong vấn đề xác định hướng vận động, những khó khăn, thuận lợi, những vấn đề cán giải quyết trong tương lai để chủ động điều chinh hành động cho phù hợp với những diễn biến có thể xáy đến.

Yêu cầu đối với thông tin

a) Tinh chính xúc và trung thực
– Thông tin cần dược đo lường chính xác và phải được chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm cán cứ cho việc đổ ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm dược chi phí…
– Thõng tin cần phản ánh trung thực tinh hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chi nam tin cậy cho quản lý.

b) Tính kịp thời và linh hoạt
– Thời gian là ké thù của thông tin, thời gian làm cho thông tin trở nên lỗi thời và vỏ ích. Tính kịp thời của thông tin dược quyết định bới những điều kiện cụ thế, bới dộ chín muồi của vấn đề.
– Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không có mục đích vì vấn đề chưa chín muồi và sự thay đổi của tình hình diễn ra sau đó làm cho thông tin trở nên vô dụng. Thu thập và xứ lý thông tin quá muộn dẫn đến ra quyết định không kịp thời, làm cho quyết định kém hiệu quá.
Màu thuẫn giữa tính dầy đủ và kịp thời được khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xứ lý thông tin. nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm cồng tác thómi tin.
– Thông tin cần tiện lợi cho việc sử dụng.

c) Tính dân dã
– Báo đám cung cấp cho chú thế quản lý những thòng tin cần và đú dế ra quvẽt định có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quà đến đôi tượng quán lv.
– Tránh tình trạng thiếu hoặc thừa thông tin.

d) Tính hệ thống và tổng hợp
– Kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả.
– Làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh sự hoạt động của đối tượng quản lý cho phù hợp với từng tình huống cụ thể.

e) Tính cô đọng và lôgic
Thông tin phải có tính nhất quán, có luận cứ, không có chi tiết thừa, tính có ý nghĩa của vấn đề, tính rõ ràng của mục tiêu đạt tới nhờ sử dụng thông tin. Thông tin phải có tính đơn nghĩa để tránh các cách hiểu khác nhau.