Phương pháp tổ chức các cuộc họp, hội nghị – P1

Kiến thức xây dựng

1. Tổ chức cuộc họp
Tổ chức một cuộc họp được coi là nghiệp vụ của thư ký. Để tổ chức một cuộc họp, thông thường thư ký phải làm những công việc (trước, trong và sau cuộc họp) như sau:

a) Các công việc trước cuộc họp:
– Xác định thành phần tham dự cuộc họp.
– Lập chương trình cuộc họp, chương trình nghị sự trình chủ tọa thông qua.
– Chuẩn bị địa điểm, phòng họp và các trang thiết bị cho cuộc họp (chú ý việc sắp xếp bàn ghế và trang trí phòng họp cho phù hợp) và các công tác hậu cần.
– Chuấn bị các vãn bản, tài liệu phục vụ cho cuộc họp. Nếu cần, có thể phải liên hệ với các cá nhân, đơn vị có liên quan đến những vấn đề sẽ đưa ra trong cuộc họp.
– Gửi tài liệu trước cho các thành viên tham dự cuộc họp (nếu cần).
– Treo thòng báo về cuộc họp (địa điểm, thời gian, nội dung của cuộc họp) ở những nơi phù hợp và trước cửa phòng họp.

b) Trong cuộc họp:
– Chuẩn bị cho chủ tọa mọi tài liệu cần thiết khi có yêu cầu.
– Ghi biên bản cuộc họp: có thể là ghi nguyên văn. ghi tóm tắt hay chỉ ghi các kết luận của chú tọa. Hình thức ghi biên bán cần được thống nhất với chủ tọa (hoặc hội đồn«). Nội dune ghi biên bản phải chính xác, chân thật, đặc biệt đối với các quyết định, quyết nghị đã thông qua.

c) Các công việc sau cuộc họp:
– Thu thập hổ sơ, tài liệu sau cuộc họp.
– Soạn thảo các văn bản, công văn, thư từ… gửi tới các đơn vị và cá nhân theo yêu cầu cúa cuộc họp.
– Lập hồ sơ cuộc họp.

2. Tổ chức hội nghị, hội thảo

2.1. Ý nghĩa, vai trò của hội nghị, hội thủa
Hội nghị, hội thảo cũng có thể hiếu là một cuộc họp nhưng long trọng hơn, có quy mô lớn hơn và thường được tổ chức để thảo luận về những vấn đề có tính chất kế hoạch, ít khi có tính sự vụ.
Hội nghị, hội thảo là hình thức thu thập, truyền đạt thông tin, cùng với các hình thức truyền đạt thông tin khác, đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt.
Hội nghị, hội tháo là nơi phát huy quyền làm chú của mọi người, là nơi để mọi người bày tỏ quan điểm, đóng góp ý kiến nhằm giải quyết các vấn đề đặt ra. Qua hội nghị, hội tháo một số quyết định có thể được ban hành, một số tư tưởng, quan điểm mới được thừa nhận. Hội nghị, hội thảo còn là nơi bàn bạc đê triến khai thực hiện các quyết định; tháo gỡ các khó khãn vướng mắc; phát hiện, phổ biến những ưu điểm, điều chỉnh các lệch lạc trong thực hiện nhiệm vụ quản lý để từ đó phát huy những thuận lợi, ưu điếm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy tiến trình phát triển.

2.2. Nội dung tổ chức hội nghị, hội tlìâo

a) Lập kế hoạch hội nghị
Trong kế hoạch hội nghị phải làm rõ các vấn đề sau:
– Tên hội nghị.
– Mục đích, yêu cầu, nội dung hội nghị.
– Đối tượng, thành phần tham dự hội nghị (cấp trên, ngang cấp, cấp dưới, nội bộ, các cơ quan liên quan…).
– Địa điểm tiến hành hội nghị.
– Thời gian tiến hành.
– Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị.
– Kinh phí.
– Phân công trách nhiệm.

b) Các công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị
Công tác chuẩn bị có vai trò tạo tiền để cho sự thành công của hội nghị. Nội dung của khâu này gồm các công việc:
– Xác định mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị để từ đó quyết định thành phần của hội nghị.
– Ấn định thời gian cụ thể: ngày, giờ và thời lượng của hội nghị.
– Xây dựng chương trình cụ thể cho từng nội dung của hội nghị.
– Phân công người, bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp từng phần việc (trang trí phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ như máy ghi âm, diện thoại, loa đài…).
– Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ, tài liệu và các hướng dẫn ban đầu để từng đối tượng biết và thực hiện các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị.
– Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho lãnh đạo trong từng cuộc họp (báo cáo, đề án, thuyết trình…).
– Chuẩn bị hội trường, phòng họp.

Lưu ý rằng phòng họp phải được xác định ngay từ khi gửi giấy mời. Phòng họp cần đặt ở vị trí trung gian, thoáng mát, thuận tiện cho việc đi lại, khang trang và đầy đủ tiện nghi, tổ chức âm thanh tốt, đủ ánh sáng, độ ồn thấp, bàn ghế đủ và sắp xếp hợp lý, đầy đủ các phương tiện cần thiết khác như máy chiếu, micrô, điện thoại… Đối với các hội nghị lớn phải có bàn chủ tịch đoàn, thư ký và phóng viên báo chí.

Với những hội nghị có quy mô lớn, có đại biểu ở xa, bộ phận chuẩn bị phải quan tâm chu đáo đến vấn đề ăn ở, đi lại từ nơí ở đến nơi diễn ra hội nghị và nói rõ cách đón tiếp khách. Đây là vấn đề lịch sự và tế nhị, ban tổ chức cần có phương án giải quvết cho thật chu đáo.
Về kinh phí, nhiều hội nghị (đặc biệt là các hội thảo) đòi hỏi phải có lượng kinh phí tương đối lớn, cần phải dự trù và tiến hành các thủ tục để nhận tiền chi dùng cho các khâu công việc.
Phù hiệu dùng trong hội nghị: đối với những hội nghị quốc gia, quốc tế, hội nghị mừng cồng… để cho long trọng và bảo đảm an ninh trật tự, người ta thường chuẩn bị phù hiệu cho những người tham dự.
Trước ngày tổ chức hội nghị, cần phải tổ chức kiểm tra xem xét công tác chuẩn bị cả về nội dung và về cơ sờ vật chất. Đặc biệt là kiểm tra các văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị nhằm kịp thời phát hiện các thiếu sót để chấn chỉnh, bổ sung.