Phương pháp tổ chức các cuộc họp, hội nghị – P2

Kiến thức xây dựng

Tổ chức điều hành hội nghị

– ) Tổ chức đón tiếp khách (tùy từng hội nghị mà có khâu đón tiếp đại biểu hay không):
Nếu là hội nghị lớn có khách mời là người ngoài đơn vị, khâu đầu tiên cần quan tâm là công tác đón tiếp khách. Có thể phải đón từ nhà ga, sân bay hay chỉ là từ khách sạn.
Nếu là hội nghị nhỏ, thời gian tổ chức hội nghị chỉ trong một buổi thì tổ chức đón tiếp khách trực tiếp tại hội trường.
Nếu khách là cấp trên, cần tổ chức đón khách vào phòng khách, sau đó mới mời khách vào hội trường theo vị trí đã sắp đặt từ trước. Các đại biểu khác được đón tiếp tại hội trường. Cần có bàn tiếp khách riêng, tại đó nhân viên lễ tân sẽ làm các thủ tục đón tiếp, phân phối tài liệu, tờ giới thiệu chương trình.
Có hội nghị việc đón tiếp khách diễn ra tương đối đơn giản, ví dụ như người phụ trách đứng ở cửa ra vào đón tiếp, bắt tay thân mật và mời khách vào vị trí.
Tóm lại, việc đón tiếp khách trước khi hội nghị bắt đầu có thể thực hiện với nhiều cách thức phong phú tùy theo quy mô, phạm vi và tính chất của từng hội nghị.

– ) Điểm danh:
Có hội nghị do tính chất quan trọng người phụ trách cần điểm danh để nắm được nhũng bộ phận nào, cá nhân nào theo danh sách vắng mặt. Thông thường việc điểm danh dược tiến hành trước khi hội nghị bắt đầu. Đối với những hội nghị lớn, việc điểm danh có thể được tiến hành thông qua các thẻ đại biểu, qua khâu đón tiếp…

– ) Điều hành hội nghị:
Việc khai mạc hội nghị có thể do lãnh đạo hoặc chánh văn phòng đảm trách. Khai mạc cẩn tiến hành long trọng, nhanh gọn nhưng đầy đủ:
– Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn (đổi với những hội nghị cần thiết phải có chủ tịch đoàn điều khiển).
– Nếu cần thiết, có thể phải lấy biểu quyết của hội nghị vế danh sách chú tịch đoàn và thư ký đoàn (thường đã có danh sách dự kiến trước).
– Đối với những hội nghị nhỏ, chương trình hội nghị không được in ấn sẩn thì người khai mạc hội nghị đồng thời giới thiệu luôn chương trình hội nghị dế mọi người nắm được.
– Mời chủ tịch đoàn, thư ký đoàn lên làm việc. Hội nghị được tiến hành dưới sự điều khiển của chủ tịch đoàn.

– ) Ghi biên bản hội nghị:
Thư ký đoàn có trách nhiệm ghi biên bản hội nghị. Trong biên bản phải thể hiện rõ các nội dung về diễn biến hội nghị: người điều hành, tên và nội dung ý kiến của từng đại biếu, các kết luận từng phần của hội nghị, ghi rõ các ý kiến tranh luận và các ý kiến kêt luận của hội nghị.
Thư ký đoàn có nhiệm vụ sắp xếp danh sách những người đãng ký phát biểu.
Căn cứ vào bản phác thảo các kết luận chính của hội nghị, căn cứ vào các ý kiến tranh luận được phát biểu tại hội nghị, thư ký đoàn chuẩn bị nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị để đưa lên chủ tịch đoàn bàn bạc, sau đó thông qua trước toàn thể hội nghị.

-) Phục vụ hội nghị:
Trong thời gian diễn ra hội nghị, vãn phòng hoặc thư ký phân công người chuyên lo từng mặt: điện, nước, giải lao, nước uống, giải khát… và các vấn để hậu cần khác phục vụ hội nghị.
Ngoài ra, văn phòng hoặc thư ký phải theo dõi, quán xuyến suốt quá trình hội nghị diễn ra, đặc biệt thư ký phải luôn luôn sẵn sàng phục vụ cho lãnh đạo những tài liệu cần thiết.
cổ) Tổng kết hội nghị:
Những hội nghị thông thường, quy mô nhỏ thì chủ tọa kết luận hội nghị khi sắp hết giờ, nhắc lại những biện pháp sẽ được thực hiện, yêu cầu mọi người tích cực thực hiện, quy định ngày giờ họp tiếp lần sau nếu thấy cần thiết.
Đối với những hội nghị lớn thì chủ tọa hội nghị phải đọc báo cáo tổng kết hoặc diễn văn bế mạc, trong đó nhấn mạnh những kết quả đã đạt được trong hội nghị, đọc thông qua nghị quyết, cám ơn đại biểu, cám ơn các cơ quan ban ngành (cả phóng viên báo chí, truyền hình) các bộ phận phối hợp trong các khâu của quá trình tổ chức hội nghị. Có những hội nghị cấp trên dự và phát biểu ý kiến thì thủ trưởng cơ quan phải phát biểu lời đáp từ trước khi kết thúc hội nghị.

Các công việc sau hội nghị
Các bộ phận liên quan phải phân cổng người giải quyết các vấn đề liên quan đến hậu cần, thanh toán tiền khách sạn, mua/đặt vé cho khách mời. Thậm chí ngay trong thời gian hội nghị đã phải phân công người liên hệ giải quyết trước nếu cần thiết.
Các công việc sau hội nghị thường là:
– Biên tập lại biên bản, hồ sơ từng cuộc họp, đặc biệt là cuộc họp bàn để đi đến quyết định, lưu trữ và gửi cho các thành viên vắng mặt (nếu có và việc gửi là cần thiết) về nội dung tinh thần hội nghị.
– Theo dõi, đôn đốc thực hiện các quyết định của hội nghị.
– Viết thư cám ơn.
– Một sỏ’ hội nghị phải lập hồ sơ và một số khác không phải lập hồ sơ.

Loại hội nghị không phái lập hồ sơ là các hội nghị thông thường như hội ý, giao ban hàng tuần, họp vể các vấn đề hoạt động thường xuyên… Đối với loại hội nghị này người thư ký hoàn chỉnh biên bản, đánh số thứ tự theo các tiêu thức về loại hội nghị, nhóm cận bộ. theo hội đồng… và lưu trữ.
Hội nghị lớn mang tính chất tổng kết, sơ kết, hội nghị khoa học, hội nghị chuyên để… Thư ký hoặc bộ phận vãn phòng phái giúp lãnh đạo thu thập các tài liệu có liên quan đê đưa vào hồ sơ. Các tài liệu cần thu thập là:
– Quyết định của lãnh đạo về tổ chức hội nghị.
– Giấy triệu tập hội nghị.
– Danh sách các thành viên dự hội nghị.
– Chương trình làm việc của hội nghị.
– Lời khai mạc của chủ tịch/lãnh đạo.
– Các bài phát biếu, các báo cáo chính, báo cáo tham luận, các báo cáo bổ sung.
– Nghị quyết (hoặc kết luận) của hội nghị.
– Biên bán hội nghị.
– Diễn văn bê mạc.

Mỗi hội nghị là một bộ hồ sơ được lưu trữ và sau này sẽ chọn lọc một số vãn bản, tài liệu có giá trị để lưu trữ trong hồ sơ chính của cơ quan, đơn vị.
Biên tập kỷ yếu: Có một số hội thảo, hội nghị trao đổi thông tin kinh nghiệm… thường biên tập kỷ yếu của hội nghị. Kỷ yếu của hội nghị thường bao gồm các báo cáo, các bài tham luận, các ý kiến chính được phát biểu trong hội nghị. Tùy theo tính chất, nội dung mà quyết định tập kỷ yếu này được lưu hành rộng rãi hay chỉ sử dụng nội bộ.
Rút kinh nghiệm vé tổ chức hội nại)ị: Các bộ phận có nhiệm vụ tổ chức hội nghị sẽ họp lại đê rút kinh nghiệm, kiêm điểm từng phần việc, từng khâu để phát hiện sai sót, làm cơ sớ cho việc tố chức các hội nghị tiếp theo được tốt hơn.

Thông háo kết quả hội nghị vù triển khai thực hiện các quyết định của hội nghị: Tùy theo lừng loại hội nghị mà kết quả của nó được thể hiện bằng các hình thức khác nhau như các nghị quyết, các quyết định, các thông báo… Các kết quá này phải được thông báo đến mọi cấp, mọi bộ phận, nói rõ chú trương, nhiệm vụ và các biện pháp, các điểu kiện cần thiết, yêu cầu các bộ phận và cá nhân có kế hoạch thực hiện các chú trương đó, nhằm biến các mong muốn của hội nghị trớ thành hiện thực. Đồng thời phải theo dõi, đòn đốc thực hiện, thông tin kịp thời về tình hình thực hiện để có các biện pháp uốn nắn kịp thời.

Về hội thảo: Thường hội thảo không đi đến quyết định cuối cùng mà chi là thu thập thông tin, lắng nghe ý kiến phát biểu, ý kiến tư vấn. Hội thảo thường gắn với một đề tài khoa học.
Trong các giai đoạn của một dự án, ngoài các loại cuộc họp tại công trường trong quá trình thi công xây dựng công trình, có thể có các loại hội nghị như hội nghị các nhà tài trợ (đối với các dự án lớn có nhiều nhà tài trợ), các cuộc họp với dán (trong quá trình giãi phóng mặt bàng), hội nghị các nhà thầu (trước khi đấu thầu)…