Quản lý chất lương dự án

Kiến thức xây dựng

1. Khái niệm quán lý chất lượng dự án
Quán lý chất lượng trong khuôn khổ quản lý dự án là hệ thống các phương pháp, phương tiện và hoạt dộng hướng tới việc thực hiện các yêu cầu và mong đợi của khách hàng dự án đối với chất lượng bản thân dự án và sản phẩm của nó.
Như vậv có nghĩa là ta có thể phán chia ra quản lý chất lượng bản thân dự án và quản lý chất lượng sán phẩm dự án. Đê quản lý chất lượng bản thân dự án ta cần phải hiểu chất lượng của bản thân dự án là gì?
Theo quan niệm về quản lý chất lượng toàn diện đã trình bày trong mục 1.1.3.3 thì dối với các sản phẩm thông thường, chất lượng được coi là toàn diện nếu nó không chỉ ihoá mãn yêu cầu và mong đợi của khách hàng (các đặc tính vốn có) mà còn phải có các đặc tính “gán cho nó” như giao hàng đúng hạn, dịch vụ và giá cả. Đối với một dự án, các đặc tính vốn có là thuộc về sản phẩm dự án, còn các đặc tính đối với sản phẩm thông thường được coi là gán cho sản phẩm đó thì ớ đày, hợp lý hơn nếu gán cho bản thân dự án. Nghĩa là, một dự án là thành công nếu sản phẩm của dự án thoả mãn các yêu cầu và mong đợi của khách hàng về các tiêu chuẩn kỹ thuật, còn bán thân dự án thì phải được hoàn thành đúng thời hạn (giao hàng), trong khuôn khổ ngân sách đã định (giá cá) và với các điểu kiện bàn giao thanh toán tốt nhất (dịch vụ). Đối với các dự án có xây dựng người ta còn đặt vấn đề về an ninh, an toàn, không có sự cố trong thi công và vệ sinh môi trường (hình 4.6).

Quản lý chất lương dự án 1

Mối quan hệ giữa chất lượng sản phẩm dự án và chất lượng bản thân dự án có thế được miêu tả qua các ví dụ đơn giản sau:
– Các nỗ lực đảm bảo hoàn thành dự án dúng thời hạn bằng cách tãng cường độ làm việc có thể dẫn đến sự tăng lên của các sai lỗi trong các quá trình công nghệ, làm ảnh hướng đến các chi tiêu kỹ thuật cúa sản phẩm. Nghĩa là, các nỗ lực đảm bảo chất lượng bán thân dự án có thế dẫn đến chất lượng kém của sản phẩm dự án.
– Các nỗ lực đảm báo các yêu cầu về kỹ thuật của sản phẩm dự án dẫn đến sự kéo dài thời sian trong thực hiện các công việc hoặc dẫn đến nhu cầu lăng thêm về chi phí. Như
vậy. các nô lực đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án có thể dẫn đến chất lượng không đảm bảo của bản thân dự án.

2. Nội dung công tác quản lý chất lượng dự án
Quản lý chất lượng dự án bao gồm tất cả các chức năng như lập kế hoạch chất lượng, tổ chức thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động trong dự án nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Hình 4.7 thể hiện các nội dung của công tác quản lý chất lượng (vòng tròn w. E. Deming)

Quản lý chất lương dự án 1

3. Lập kê hoạch chất lượng
Đây là giai đoạn đầu tiên của quản lý chất lượng dự án nhàm hình thành chính sách chất lượng của dự án. Lập kế hoạch chất lượng chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo. Nó cho phép xác định mục tiêu, phương hướng phát triển chất lượng cho cả dự án theo một hướng thống nhất.
Lập kế hoạch chất lượng bâo gồm các công việc:
– Xác lập mục tiêu chất lượng tổng quát và chính sách chất lượng mà dự án theo đuổi;
– Xác định các khách hàng bên trong và bên ngoài, các đối tác mà dự án có liên hệ, chù thê sẽ tiêu dùng sản phẩm của dự án;
– Xác định các nhu cầu và đặc điểm nhu cầu của khách hàng;
– Phát triển các đặc điểm của sản phẩm và dịch vụ thoả mãn các nhu cầu đó;
– Phát triển các quá trình tạo ra các đặc điểm cần thiết của sản phẩm và dịch vụ;
– Xác định trách nhiệm của từng bộ phận của dự án với chất lượng dự án và chất lượng sản phẩm dự án và chuyển giao các kết quả lập kế hoạch cho các bộ phận.
Để bắt đầu quá trình lập kế hoạch cần có thông tin về: chính sách của dự án về lĩnh vực chất lượng; nội dung dự án; mô tả sản phẩm dự án (tốt nhất là những đặc điểm cụ thể từ phía người tiêu dùng); các tiêu chuấn và yêu cẩu đối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đối với các quá trình công nghệ; tài liệu về hệ thống chất lượng.
Trong quá trình lập kế hoạch chất lượng có thế áp dụng các công cụ sau:
– Phân tích lợi ích – chi phí;
– Xác lập cấp độ mong muốn của các chỉ tiêu chất lượng dự án, xuất phát từ sự so sánh với các chỉ tiêu tương ứng của các dự án khác;
– Các dạng biểu đồ:
+ Biểu đổ nguyên nhân – hậu quả (biểu đổ xương cá hay biếu đồ I-xi-ka-va) mô tả mối quan hệ nhân quả giữa nguyên nhân và các hậu quả hiện thời và tiềm ẩn. Hình 4.8 mô tả dạng chung nhất của dạng biểu đổ này;
+ Sơ đồ khối mô tả mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau của các phần tử khác nhau của hệ thống hay quá trình;
– Các thử nghiệm.

Quản lý chất lương dự án 1

Kết quả của lập kế hoạch chất lượng là bản kế hoạch chất lượng (kế hoạch các biện pháp kỹ thuật – tổ chức đảm bảo hệ thống chất lượng dự án). Bản kế hoạch này phải trình bày các biện pháp cụ thể thực hiện chính sách chất lượng gắn với thời hạn thực hiện cụ thể, với người chịu trách nhiệm thực hiện, ngân sách và các chi tiêu đánh giá.
Trong kế hoạch chất lượng cần có các thủ tục tiến hành các biện pháp kiểm tra và thử nghiệm, danh mục các chỉ tiêu kiểm tra đối với tất cả các công việc và loại sản phẩm.
Trong kế hoạch chất lượng có thể gồm cả bản đồ công nghệ của một số quá trình phức tạp nhất định, các phiếu kiểm tra hướng dẫn thực hiện một số bước cụ thể hay quá trình cụ thể thực hiện công việc.

4. Tổ chức thực hiện

Tổ chức thực hiện có thể được thực hiện theo các bước sau:
– Đám bảo mọi nhân viên, mọi bộ phận trong dự án phải nhận thức một cách đầy đủ các mục tiêu, các kế hoạch phải thực hiện của mình;
– Giái thích cho mọi người trong dự án biết chính xác những nhiệm vụ kế hoạch chất lượng cụ thế cần thiết phải thực hiện;
– Tổ chức những chương trình đào tạo, cung cấp những kiến thức kinh nghiệm cần thiết đối với việc thực hiện kế hoạch;
– Cung cấp đầy đủ các nguồn lực ở những lúc và những nơi cần thiết, thiết kế những phương tiện kỹ thuật dùng để kiểm soát chất lượng.

5. Kiểm tra
Kiểm tra chất lượng dự án là hoạt động theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những trục trặc, khuyết tật của quá trình, của sản phẩm và dịch vụ được tiến hành trong mọi khâu, mọi cấp, mọi giai đoạn xuyên suốt vòng đời dự án
Mục đích của kiểm tra không phải là tập trung vào việc phát hiện sản phẩm hỏng mà là phát hiện những trục trặc, khuyết tật ở mọi khâu, mọi công đoạn, mọi quá trình, tìm kiếm những nguyên nhân gây ra nhũng trục trặc, khuyết tật đó để có những biện pháp ngăn chặn và điều chỉnh kịp thời.
Nhũng nhiệm vụ chủ yếu của kiểm soát chất lượng là:
– Đánh giá tình hình thực hiện chất lượng và xác định mức độ chất lượng đạt được trong thực tế dự án;
– So sánh chất lượng thực tế với kế hoạch để phát hiện ra các sai lệch và đánh giá các sai lệch đó trên các phương diện kinh tế, kỹ thuật và xã hội;
– Phân tích các thông tin về chất lượng làm cơ sở cho cải tiến và khuyến khích cải tiến chất lượng;
– Tiến hành các hoạt động cần thiết nhằm khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng nhũng yêu cầu ban đầu.

Quản lý chất lương dự án 1

Kiểm tra chất lượng dự án có thể áp dụng các phương pháp và công cụ sau: – Các cuộc kiểm tra định kỳ và đột xuất;
Hình 4.10 trình bày một mô hình biểu đồ Pareto.

6. Điều chỉnh và cải tiến
Hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của dự án có khả năng thực hiện được các tiêu chuẩn chất lượng đề ra,
đồng thời cũng là hoạt động đưa chất lượng dự án thích ứng với
tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong đợi của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.
Các bước công việc điểu chỉnh và cải tiến chủ yếu bao gồm:
– Xây dựng những đòi hỏi cụ thể về cải tiến chất lượng, từ đó xây dựng các kế hoạch cải tiến chất lượng;
– Cung cấp các nguồn lực cần thiết như tài chính, ky thuật, lao động;
– Động viên, khuyến khích các quá trình thực hiện cải tiến chất lượng. 
Khi chỉ tiêu về chất lượng không đạt được cần phân tích xác định sai sót ở khâu nào để tiến hành các hoạt động điều chỉnh. Điều chỉnh về thực chất là quá trình cải tiến chất lượng cho phù hợp với điều kiện môi trường hiện tại của dự án.