Quản lý dự án – một số vấn đề chung

Kiến thức xây dựng

1. Tiền đề và triển vọng phát triên nghiên cứu hệ thống phương pháp luận quán lý dự án
Bất kỳ một dự án nào cũng trái qua một số giai đoạn phát triển nhất định. Để đưa dự án qua các giai đoạn đó. dương nhiên ta phải bằng cách này hoặc cách khác, quản lý dược nó (dự án).
Trong lịch sứ phát tricn cùa mình, loài người đã quán lý và có thể nói là thành cônc những “dự án” còn lưu lại đến tận ngày nay. Có thể kể ra đây những “dự án” như Kim tụ tháp Ai Cập, Vạn lý trường thành Trung Quốc…
Sự cần thiết của một hệ thống phương pháp luận độc lập về quản lý dự án đã được nhận thức ớ các nước phát triển phương Tây từ những năm 50 của thế kỷ XX. Bắt đầu từ lĩnh vực quân sự, dần dần quán lý dự án được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh tế xã hội khác. Ngày nay, ở tất cá các nước phát triển, quản lý dự án được công nhận nhi một hệ thống phương pháp luận của hoạt động đầu tư.
Công cuộc xây dụng đất nước của chúng ta hiện nay được đánh dấu bằng hàng loạ các dự án lớn nhỏ, ở khắp mọi vùng miền, khắp các lĩnh vực, khắp các cấp quản lý Chính vì lý do đó, nghiên cứu hệ thống phương pháp luận quản lý dự án mang ý nghĩa cực kỳ quan trọng: nâng cao hiệu qiui của công cuộc xây dựng đất nước, nhanh chóng dưa nước ta dến đích trên con dường xâx dựng chủ nghĩa xã hội.

2. Một sô’ tiền đề cơ bản của hệ thông phương pháp luận quản lý dự án
Chính những thay đổi trong quá trình chuyển mình của đất nước là tiền đề cho việc vận dụng hệ thống phương pháp luận quản lý dự án. Một số trong những tiền đề cơ bản dó là:
– Quá trình xoá bỏ hệ thống kế hoạch hoá tập trung, xây dựng một nén kinh tế hàng hoá vận hành theo cơ chế thị trường.
– Sự xuất hiện các thành phần kinh tế khác không phải kinh tế Nhà nước.
– Sự thav đổi các hình thức tổ chức tương ứng với các thay đổi hình thức sở hữu và kèm theo đó là vấn đé phi tập trung hoá quán lý, phân quyền cho các cấp quán lý tại chỗ.
– Quá trình chống độc quyển trong sản xuất hàng hoá.
– Sự hình thành thị trường tài chính trong đó có thị trường chứng khoán; thị trường bất động sản; các hình thức đấu thầu và thị trường các dự án đầu tư…
Trong bối cảnh đó. vấn dề quản lý nền kinh tế ngày càng trở nên phức tạp với sự tăng lên không ngừng cùa số lượng các chú thế quản lý, sự da dạng của các dối tượng quản lý… mà trước hết là các loại dự án dầu tư. Với khá năng kinh tế, tài chính… của nước ta có hạn, chính sách đầu tư là phải tập trung vào các dự án thực hiện trong thời gian ngắn, khả năng mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Để giải quyết bài toán phức tạp này thì hệ thống phương pháp luận quản lý dự án là một công cụ đã được kiểm chứng trong việc thực hiện các dự án đảm bảo chất lượng yêu cầu, trong thời hạn cho phép với ngân sách có hạn đã ấn định (hình 1.1).

Quản lý dự án - một số vấn đề chung 1

3. Triển vọng phát triển nghiên cứu hệ thống phương pháp luận quản lý dự án
Kinh nghiệm của Đức, Nhật, Hàn Quốc, Mỹ và nhiều quốc gia phát triển khác cho thấy rằng các phương pháp quản lý dự án là phương thuốc hiệu nghiệm thoát ra khỏi
khúna hoảng kinh tế. là phương pháp lốt nhất giải quyết các vấn đề kinh tế – xã hội lớn đặt ra trong lừng thời kỳ. Đây chính là cõng cụ quản lý tối ưu trong các hệ thống/đất nước đang phát triển, khi điều kiện môi trường luôn luôn thay đổi, thiêu vắng sự ổn định kinh tế – chính trị cần thiết cho các nhà đầu tư, với sự yếu kém của hệ thống lặp pháp, thị trường tài chính chưa phát triển, lạm phát chưa dược kiếm soát, hệ thống thuế không ổn định…
Không những thế, ở các nước có nền kinh tế thị trường dã phát triển, hệ thống phương pháp luận quản lý dự án không chỉ là công cụ để quản lý sự hình thành, phát triển và thực hiện các dự án với mục đích hoàn thành chúng đúng thời hạn, đám báo chất lượng, trong hạn mức chi phí cho phép mà nó đã trở thành một cái gì dó giống như tiếng nói tập thể của khách hàng/chú đầu tư thôi thúc tối ưu hoá mọi nỗ lực cùa nhà thầu đê thực hiện dự án trong sự liên kết với nhà sản xuất, người cung ứng… Điéu này cho phép không chi dơn thuần là xác định chính xác mà còn ở một mức độ nào dó giám được chi phí thực hiện dự án.
Các viện, trường, các công ty. các chuyên gia hoạt động trons lĩnh vực quản lý dự án dã xàv dựng các cơ cấu chuyên nghiệp cần thiết và hình thành “Thố giới quản lý dự án” bao gồm các tổ chức tầm cỡ quốc gia và quốc tế về: đầu tư, công nghiệp, xây dựng, tư vấn, kiến trúc, thiết kế v.v…; tổ chức các hội nghị, hội thảo, xuất bán sách, báo, tạp chí, sách giáo khoa, giáo trình và đặc biệt hình thành cá thị trường các phần mềm ứng dụng trong quản lý dự án.
Tổ chức quốc tế lớn nhất trong lĩnh vực này là Hiệp hội quản lv dự án quốc tế (1PMA – International Project Management Association) liên kết hơn 20 nước Châu Âu và các nước khác.
Hầu hết các trường đại học trên thế giới đã đưa môn học/chuyên ngành quán lý dự án vào chương trình giảng dạy. Tại dây người ta đã và đang dào tạo ở trình độ đại học, sau đại học, tiến sỹ và hơn nữa theo chuyên ngành quản lý dự án.
Ớ Việt Nam chúng ta vấn đề quán lý dự án đã được chú ý từ đầu những năm 90, thê hiện trong các Luật, Nghị định của Chính phú về quản lý đẩu tư và xâv dựng, đấu thầu… Nhưng những kiến thức, nhũng lý luận thu được mới chỉ dừng lại ớ mức đúc rút kinh nghiệm, những hội thao, khoá học tập huấn cán bộ hoặc một vài cóng trình nghiên cứu. sách tham khảo… thiếu tính hệ thống và đồng bộ. Đã đến lúc chúng ta phải quan lâm đến vấn đề quản lý dự án như một hệ thống phương pháp luận độc lập và hoàn chính vổ quản lý nói chung và quản lý xây dựng nói riêng.

4. Quán lý vĩ mô và vi mô đối với dự án
a. Quản lý vĩ mô đối với dự án
Quán lý vĩ mô hay quản lý Nhà nước dối với dự án bao gồm tổng thế các biện pháp vĩ mô tác động dến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án.
Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý Nhà nước về kinh tế luôn luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhàm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của Nhà nước là thông qua hệ thống luật pháp bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch, như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, báo hiểm, tiền lương…
b. Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Giao trình tập trung nghiên cứu quán lý vi mô đối với dự án.

5. Một số khái niệm cơ bản của quản lý dự án
a. Khái niệm, nội dung của quản lý dự án
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu dã định về kỹ thuật và chát lượng sán phàm, dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án gồm 3 nội dung chủ yếu là lập kế hoạch; điều phối thực hiện mà chú vếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và giám sát các công việc dư án nhám đạt được các mục tiêu đã định.

Quản lý dự án - một số vấn đề chung 1

Lập kê hoạch: Đây là việc xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cán dược hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển kế hoạch hành động theo một trình tự lô-gic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối các nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, MMTB và đặc biệt là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Nội dung này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án.
Giám sát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng.
Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng dộng từ việc lập kê hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó cung cấp các thông tin phản hổi cho việc tái lập kế hoạch dự án. Chu trình quản lý dự án được thể hiện trên hình 1.2.
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.

Ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng (kết quả hoàn thành) là những mục tiêu cơ bản và giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau (hình 1.1). Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ của một dự án, nhưng nói chung để đạt kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Do vậy. trong quá trình quản lý dự án các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết họp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án.
Tác dụng của quản lý theo dự án
Mặc dù quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu họp tác giữa các thành viên… nhưng tác dụng của nó rất lớn. Các tác dụng chủ yếu đó là:
– Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án;
– Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng/chủ đẩu tư và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án;
– Tăng cường sự họp lác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án;
– Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay dổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giũa các bên liên quan đẽ giải quyết những bất đồng;
– Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn.
Tuy nhiên quán lý theo dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Nhũng hạn chế đó là:
– Các dự án cùng chia nhau một nguồn lực của tổ chức;
– Quyền lực và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được thế hiện dầy đủ;
– Phái giải quyết vấn đề “hậu dự án”.
 Các lĩnh vực quản lý dụ án
Quán lý dự án bao gồm nhiều lĩnh vực như quản lý thời gian, quản lý chi phí, quán lý rủi ro, quản lý hoạt động cung ứng… (bảng 1.2).

Quản lý dự án - một số vấn đề chung 1

Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn đầu tư từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến khai thác dự án. Trong từng giai đoạn đối tượng quản lý có thể khác nhau nhưng đều gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và chất lượng/kết quả hoàn thành.