Thiết lập văn phòng và hoạt động văn phòng

Kiến thức xây dựng

1. Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức vãn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của vãn phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh vực hoạt dộng, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan, đơn vị mà cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:

a) Bộ phận hành chính văn thư
Bộ phận hành chính văn thư có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bào quản, bảo mật (nếu cần), chuyển giao vãn bản trong và ngoài cơ quan; tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết; quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của công tác văn thư.

b) Bộ phận tổng hợp
Bộ phán tổng hợp thường có một nhóm chuyên viên có trình độ, có nhiệm vụ nghiên cứu chú lrương, dường lối. chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan: tư vấn cho thủ trướng trong còng tác lãnh đạo, điểu hành hoạt động; theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động cúa cơ quan đế kịp thời báo cáo cho thủ trướng và đề xuất các phương án giái quyết.

c) Bộ phận quản lý
Bộ phận quán trị có trách nhiệm cung cấp đầy đú, kịp thời các phương tiện, điểu kiện vật chát cho hoạt động của cơ quan; quán lý, sửa chữa, theo dõi sứ dụng các phương tiện vật chát dó nhàm sứ dụng tiết kiệm và có hiệu quá.

d) Bộ phận lưu trữ
Bộ phận lưu trữ chịu trách nhiệm thu thập những tài liệu có liên quan đến hoạt động cứa cơ quan, phán loại, đánh giá. chinh lv và thực hiện lưu trữ các tài liệu cần thiết theo quy dinh của ngành và vêu cầu của cơ quan; tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác, sứ dụng tài liệu lưu trữ chơ các bộ phận cùa cơ quan.
Ngoài ra vãn phòng còn có thể có các bộ phận như tài vụ. tổ chức nhân sự. bảo vệ nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách.

2. Mô hình tổ chức hoạt động văn phòng
Có 2 mô hình tổ chức hoạt động cho công tác văn phòng, đó là tập trung và phân tán.

a. Mô hình tổ chức hoạt động tập trung
Theo mô hình hoạt động tập trung, mọi công tác văn phòng như công văn, giấy tờ, hổ sơ. tài liệu… đều tập trung vào một địa điểm. Mô hình này có ưu điếm là nâng cao hệ sô sứ dụng công suất của thiết bị vãn phòng, khai thác hiệu quả năng lực cúa nhân viên vãn phòng, giám chi phí văn phòng. Tuv nhiên mó hình này có nhược điểm là đôi khi công việc quá tải, gây ùn tắc. xử lv không kịp thời, tốn thời gian chờ đợi và có thê dản đến trì trệ dơ phái chuyển giao công việc.

b. Mô hình lổ chức hoạt động phân tán
Theo mỏ hình phân tán, các hoạt động hành chính văn phòng vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải chịu sự điều phối, tiêu chuẩn hóa và giám sát của người quán lý hành chính văn phòng. Nghĩa là, ớ tất cả các bộ phận đều có nhân viên và trang thiết bị để thực hiện các công việc như dánh máy, phô-tô tài liệu, xử lý văn bán, lưu trữ văn bán.
Mô hình này hiện nay được sử dụng khá phổ biến vì nó nâng cao tính chủ động của các bộ phận, báo đám phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi. Tuy nhiên, mô hình hoạt động này cũng có hạn chế là không khai thác hết công suất của thiết bị và năng lực của nhân viên văn phòng, dẫn đến chi phí văn phòng lớn.