Tiến trình đàm phán – P1

Kiến thức xây dựng

1. Chuẩn bị đàm phán
Muốn đàm phán tốt thì phải chuẩn bị kỹ càng: “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng”. Chuẩn bị ở đây không chỉ là phân tích kỹ càng về bản thân và các đối tác mà còn phái lập kế hoạch đàm phán, chuẩn bị đội ngũ đàm phán và thương lượng thử.

1.1. Phân tích cơ hội đàm phán

a) Phân tích điểm mạnh, điểm yếu
Phân tích cơ hội đàm phán trước hết phải phân tích về mình (bên đàm phán mà mình đại diện): các điểm mạnh, điểm yếu. Phân tích phải toàn diện, về đủ các mặt liên quan đến vấn đề đàm phán: về tài chính, về uy tín, vể nhân sự, về kinh nghiệm trong xử lý các vấn đề tương tự… Tiếp theo là phân tích tương tự như thế nhưng là về các đối tác và so sánh để tìm ra các điểm mạnh, điểm yếu trong sự tương quan giữa các bên.
Cẩn tìm hiểu cả vé đội ngũ cán bộ đàm phán của đối tác, về điểm mạnh – điểm yếu, sở trường – sở đoản, về kinh nghiệm đàm phán của họ, ai trong số họ là người có quyền quyết định, trong đội ngũ đó có tồn tại mâu thuẫn nội bộ hay không, có thể ly gián họ hay không…
Tìm hiểu về đối tác là việc làm không dễ dàng. Trong những cuộc đàm phán phức tạp nt>ười ta có thể dùng tình báo để tìm hiểu tình hình mọi mặt của đối phương.

b) Phân tích cơ hội, nguy cơ
Cần phải phân tích về bối cảnh/môi trường diễn ra đàm phán để phát hiện các cơ hội, nguy cơ cho mình và các bên tham gia đàm phán. Tùy theo vấn để đàm phán mà phân tích mõi trường phái xét đến các môi trường chính trị – pháp luật, mỏi trường kinh tế – xã hội, mòi trường tự nhiên… hay cụ thế hơn là tình hình thị trường, năng lực cạnh tranh…

c) Phân tích vị thế đàm phán
Tìm hiếu nhu cấu và ý định cứa đối tác. Tìm hiểu mức độ dối tác cần mình, liệu mình có phái là người duy nhất thỏa mãn dược nhu cẩu cúa dối tác khỏng? Ngược lại. mình cần dõi tác dến mức dộ nào, liệu thay thế bằng đối tác khác có được không?

2. Lập kế hoạch đàm phán
Sau khi dã phàn tích vé cơ hội đàm phán, cán phái xây dựng mục tiêu và kế hoạch đàm phán. Mục tiêu đàm phán nên có tính co giãn cần thiết. Có thề đưa ra một vài cấp độ mục liêu khác nhau, ví dụ: cao nhất, trung bình, thấp nhất. Mục tiêu cao nhất là mục tiêu lý tướng. Mục tiêu thấp nhất là những gì tối thiêu phải đạt được, nếu không đạt được mục tiêu này thì cuộc đàm phán coi như đổ vỡ. Mục tiêu đàm phán không nhất thiết phái cụ thế đế có chỗ cho sự điều chính linh hoạt tùy theo lình hình diễn ra cụ thế trên bàn thương lượng.
Sau khi dã vạch ra dược mục tiêu thì tiến hành lập kế hoạch thực hiện cụ thể: mục tiêu tổng thể có thế chia ra làm bao nhiêu mục tiêu thứ cấp và giai đoạn dàm phán nào phái đạt được mục tiêu nào. Phân tích các kịch bản thương lượng. Đưa ra sách lược, còng cụ, biện pháp cho từng kịch bán trong từng giai đoạn. Đánh giá dầy đủ các phản ứng của dõi tác. lường trước các tình huống có thể xãy ra đế có cách giải quvèt phù họp tương ứng.

3. Tổ chức đội ngũ đàm phán
Đội ngũ đàm phán cần lựa chọn tùy theo nội dung dàm phán. Các thành vicn trong đoàn dàm phán không những phái có những phẩm chất thích hợp mà còn phái bổ sung được cho nhau, tạo thành một sức mạnh thõng nhất. Thông thường, đoàn đàm phán được tổ chức theo ba chức năng: thương lượng, phân tích và quan sát tùy theo sở trường của từng người.

Trướng doàn (tàm phán dóng vai trò chủ vẽu. là người phát ngôn chính của đoàn đàm phán, tức là thực hiện chức năm’ thương lượng. Trướng đoàn dàm phán là người xem xét, cân nhắc các tình huống, các dữ kiện do các bèn dưa ra, tập hợp ý kiến của các thành viên trong đoàn, đưa ra V kiến quyết dịnh.
Trướng đoàn đàm phán phái là người có tinh thần trách nhiệm cao, có lập trường kiên định, kiến thức quàng bác, linh thòng chuvên môn, nghiệp vụ, có kinh nghiệm phong phú. tư duy nhạy bén, giỏi tùy cơ ứng biến, giỏi biện luận, có khá năng tổng hợp dược sức mạnh tập thể.

Chuyên viên phân lích có chức năng phân tích từng lĩnh vực thuộc chuyên môn mình phụ trách, dưa ra ý kiến về lĩnh vực dó giúp trướng doàn lựa chọn sách lược đàm phán và các quyết định trong quá trình đàm phán. Chuyên viên phân tích không nhưng phải giỏi về chuyên môn mà còn phải là người có khả năng diễn đạt một cách rõ ràng, súc tích.
Trong đoàn đàm phán cần có những quan sát viên. Quan sát viên chí có nhiệm vụ quan sát và phát hiện vấn dề. Quan sát viên không phải tham gia vào tranh luận nên không chịu sức ép tâm lý, không bị phân tán và mất thời gian cho chuẩn bị phát biểu. Quan sát viên, do đó, có điều kiện phát hiện ra các vấn đề mà trướng đoàn và các thành viên khác không nhìn thày. Quan sát viên phải là người có cả tư duy tổng hợp và tư duy phân tích tốt. có tam quan sát rộng nhưng không nhất thiết phái là người giòi biện luận.
Trong đoàn đàm phán, nếu là đàm phán quốc tế, còn cần phái có các thông dịch viên, chuyên gia ngôn ngữ học.
Nhìn chung, tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán, ngoài các lĩnh vực chuyên môn, về mặt tâm lý đều phái là những người có bản lĩnh, nghị lực, nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp, biết kiềm chế.

4. Thương lượng thử
Thương lượng thử là dể kiểm tra kế hoạch thương lượng, để phát hiện các tình huống, các kịch bản phát triển còn chưa tính đến trong kế hoạch.
Thương lượng thứ là chia đoàn đàm phán thành hai hoặc nhiều nhóm tương ứng với số bên tham gia vào đàm phán. Mỗi nhóm đóng vai trò của một bên đối tác, bảo vệ lập trường, quan điểm và lợi ích của bên đó. Sự tập dượt này cho phép đứng trên quan diêm của đối lác đẽ suy xct vấn dề.

5. Giai đoan tiếp xúc ban đầu
Đây là giai đoạn đầu tiên các bẽn chính thức bắt đấu đàm phán. Trong giai đoạn này các bên đéu cô gang tạo điều kiện dê xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhau, đồng thời tranh thủ tìm hiểu thêm các đối tác về ý đồ, thái độ, và lực lượng đàm phán cụ thê… nhằm cụ thể hóa hoặc chỉnh sửa kế hoạch đàm phán đã xây dựng ban dầu.

 Tạo không khí tiếp xúc
Không khí đàm phán có thể thay đổi theo các giai đoạn và sự xoay chuyển tình thế trong quá trình đàm phán, nhưng ngav từ đầu việc tạo nên một bầu không khí cới mớ, tin cậy và chân thành là rất cần thiết.
Trước khi thực sự đàm phán thương lượng, đế khới động và tạo hứng thú, các bên nên bó ra một chút thời gian đẽ nói về một vấn đề không liên quan đến chủ đề thương lượng mà tất cả các bên dều có thể tham gia một cách thoải mái, không gò bó.
Để xây dựng mối quan hệ tin cậy, các bên đàm phán cần chú ý:
– Làm cho đối tác tin cậy mình.
– Tìm cách thể hiện thành ý, thiện chí cúa mình.
– Chứng tỏ sự nhất quán giữa lời nói và việc làm của mình.

Xem thêm: Bán nhà Hà Nội dưới 700 triệu