Tiến trình đàm phán – P2

Kiến thức xây dựng

1. Thăm dò đối tác
Trong giai đoạn chuẩn bị, các bên mới chỉ tìm hiểu nhau một cách gián tiếp. Còn bây giờ tiếp xúc trực tiếp cần khẳng định về mức độ tin cậy và thiện chí của đối tác. Đây cũng là cơ hội để đánh giá các cán bộ đàm phán của đối tác về kinh nghiệm, tác phong, về các điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân họ. Phải thăm dò các nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo, các vấn đề họ có thể nhượng bộ, các vấn đề họ không thể nhượng bộ.

2. Điều cliỉnh kế hoạch thương lượng
Sau khi đã có những thông tin chính xác hơn về đối tác cần tiến hành phân tích những thông tin đó để khẳng định hoặc chỉnh sửa các nhận định ban đầu, thẩm tra lại các vấn đề trước đây còn chưa rõ. Từ đó, cụ thể hóa hoặc chỉnh sửa kế hoạch thương lượng cho phù hợp với tình hình thực tế để vừa tránh bị động, vừa góp phần xúc tiến quá trình hợp tác giữa các bên.
Cần lưu ý rằng mọi nhận định ban đầu đều có thể không chính xác, trong quá trình đàm phán phải luôn luôn chú ý diễn biến, kịp thời nắm bắt sự thay đổi trong thái độ của đối tác để kịp thời có các biện pháp phù hợp và phương án đối ứng.

3. Giai đoạn thương lượng
Sau giai đoạn thăm dò, tiếp xúc ban đầu, các bên đàm phán đã hình thành nên phương án thương lượng. tiến trình đàm phán chuyển giai đoạn mấu chốt: thương lượng.
Đưa ra yêu cầu
Bắt đầu quá trình thương lượng, các bên đưa ra yêu cầu của mình, là các lợi ích mà mỗi bên mong muốn. Đây là xuất phát điểm của thương lượng. Việc đưa ra yêu cầu cụ thể một cách hợp lý là rất quan trọng. Nên nhớ rằng đề nghị ban đầu là giới hạn mà mỗi bên có thể đạt được, thương lượng chỉ xoay quanh đó mà thôi. “Không thách cao thì không thể bán được giá” và đề nghị thấp thì không có chỗ để xoay xở, mặc cả, nhượng bộ. Nhưng ngược lại, đề nghị cao quá sẽ làm cho đối tác đánh giá là không thành ý và mất cảm giác tin tưởng.
Ngoài ra, việc đưa ra yêu cầu ban đầu cao hay thấp và dưới hình thức cụ thể như thế nào còn phụ thuộc một phần không nhỏ vào hoàn cảnh cụ thể, mong muốn hợp tác, thiện chí của các bên và bầu không khí đàm phán.
Điều chỉnh yêu cầu
Yêu cầu do các bên đưa ra sẽ có một khoảng chênh lệch. Đây chính là đối tượng để thương lượng. Các bên cần bàn bạc để điều chỉnh lợi ích của mình một cách hợp lý để có thể đi đến thống nhất. Nhưng bên nào phải điều chỉnh, điều chỉnh bao nhiêu và điểu chỉnh như thế nào còn tùy vào tình huống cụ thể.
Thông thường, ai cũng muốn bảo vệ lợi ích của bên mình. Muốn bảo vệ lợi ích của mình một cách hiệu quả thì cần phải lắng nghe, hiểu và phân tích yêu cầu của đối tác.
Trước tiên cần phải hiểu yêu cầu của đối tác: căn cứ vào đâu mà đối tác đưa ra yêu cầu, phân tích kết cấu yêu cầu đó, tính hợp lý của mỗi bộ phận cấu thành. Sau đó đối chiếu với yêu cầu của mình để thấy khoảng cách giữa mình và đối tác nằm ở chỗ nào, bộ phận cấu thành nào và tại sao lại có khoảng cách đó.

Ở đây có thể xảy ra các trường hợp sau:

a) Trường hợp yêu cầu của các bên đều hợp lý
Thông thường, nếu yêu cầu của các bên đều hợp lý thì khoảng cách giữa chúng cũng hợp lý, nghĩa là không lớn, khống khó khăn để nhượng bộ. Trong trường hợp này có thể chĩ rõ cho các bên thấy tình huống thực tế, đề nghị mỗi bên có một sự nhượng bộ phù hợp để đi đến nhất trí.

b) Trường hợp yêu cầu của đối phương là hợp lý hơn
Trường hợp sau khi phân tích thấy rằng yêu cầu của đối phương là hợp lý (hay không tìm thấy điểm nào bất hợp lý trong yêu cầu của đối phương), trong khi đó, yêu cầu của bên mình có điểm bất hợp lý so với yêu cầu của họ thì nên cân nhắc về sự nhượng bộ. Đặc biệt, nếu đối phương đã nhận ra điểm bất hợp lý trong yêu cầu của mình thì nên chủ động trong nhượng bộ. Khi phải nhượng bộ nên làm như sau:
– Làm cho đối tác thấy nhượng bộ này là một bước quan trọng. Khi nhượng bộ không nên để cho đối tác thấy nhượng bộ này là do sợ áp lực của họ hay là do hấp tấp vội vàng. Làm cho họ thấy sự thỏa hiệp này là xuất phát từ thành ý muốn hợp tác để tạo nên sức ép cho đối phương có sự nhượng bộ đáp lại.
– Đòi hỏi một sự đánh đổi: Nếu có thể, hãy đòi đánh đổi sự nhượng bộ lợi ích ở điểm này của phía mình lấy lợi ích ở điểm khác
– Lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ: Cần cố gắng để sao cho sau khi mình đã nhượng bộ một bước quan trọng thì đến lượt đối phương cũng phải nhượng bộ. Không nên liên tục nhượng bộ.

c) Yêu cầu của đối phương có chỗ bất hợp lý
Nếu yêu cầu của đối tác có chỗ bất hợp lý thì cần phân tích rõ cho họ thấy nó nằm ở chỗ nào và tại sao lại là bất hợp lý. Cần chứng minh một cách thuyết phục để đối phương đi đến nhượng bộ. Nên thực hiện điều này như sau:
– Giữ bầu không khí chân tình, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực nếu có.
– Chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác, không vội vàng đưa ra nhận xét. Cần phải hiểu thật thấu đáo ý kiến của đối tác trong từng lời nói, từng hành vi cử chỉ, hiểu động cơ đích thực chứa đựng đằng sau những lời nói.
– Có thể tóm tắt lại yêu cầu của đối tác để xem mình đã hiểu đúng và đủ chưa. Cần phải để cho đối tác khẳng định rằng mình đã hiểu như thế là đầy đủ.
– Diễn đạt chính xác ý kiến của bên mình về sự bất hợp iý trong yêu cầu của phía bạn. Khi trình bày nên dùng ngôn ngữ giản dị, rõ ràng, thể hiện thiện chí và sự thành ý. Nếu có thể, nên chứng minh bằng các bằng chứng, tài liệu và các con số cụ thể chứ không chỉ là những điều trừu tượng.
– Cần lường trước các câu hỏi, chất vấn mà đối tác có thể đặt ra và sẵn sàng trả lời những câu hỏi đó một cách tự tin, dứt khoát.

– Không dồn ép đối phương, đừng để họ mất thể diện. Hãy chuẩn bị các nấc thang để đối phương nhượng bộ tùmg bước, từng điểm trong thoải mái.

Đạt thành thỏa thuận và nhất trí chung
Thương lượng có thể thành công tuyệt đối, nghĩa là thỏa thuận được ở mọi mặt của vấn đề đưa ra. Cũng có thể là chỉ thỏa thuận được ở một số điểm nhất định, phần còn lại phải để lại vòng đàm phán sau cho các bên chuẩn bị kỹ càng hơn hoặc/và chờ cho các sự kiện diễn tiến rõ ràng hơn.
Thỏa thuận hoặc nhất trí chung (một số trường hợp có thể là hợp đồng) cần được các bên kiểm tra lại kỹ càng. Sau khi không còn nghi ngờ gì nữa, đại diện các bên ký kết và đàm phán thành công.