Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Kiến thức xây dựng

1. Các cuộc họp, hội nghị, giao ban
Các cuộc họp, hội nghị, giao ban là các hoạt động mang tính chất thường xuyên, có tính phổ biến trong các cơ quan, tổ chức để phổ biến các chủ trương, chính sách và bàn bạc dế tìm ra các biện pháp quản lý điều hành. Cán bộ ơ cấp quản lý càng cao thì tỷ lệ thời gian làm việc phải dành cho các cuộc họp càng nhiều.

1.1. Các cuộc họp của một cơ quan Nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp:
– Họp đế truyền đạt các văn bản pháp luật hoặc chủ trương của cấp trên
– Họp đế bàn việc tổ chức thực hiện quyết định, chủ trương của cấp trên.
– Họp dế thông qua quyết định quản lý.
– Họp dê sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động, thực hiện kế hoạch, chương trình cóng tác hoặc thực hiện một quyết định…
– Họp đô khen thướng, kỷ luật.

1.2. Các cuộc họp của một doanh nghiệp:
– Họp dê kiểm điểm, đánh giá tất cả các mặt có liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp khi đưa chúng vào hoạt động hoặc chúng đã hoạt động dược một thời gian nhất định.
– Họp thường kỳ hàng năm, họp bất thường.
– Họp Đại Hội dồng cổ đông, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.
– Họp giao ban, họp của các bộ phận để triển khai quyết định của lãnh đạo.
– Họp đế truvền đạt các thông tin quan trọng.

1.3. Các cuộc họp trong một dự án xây dựng
Các cuộc họp thõng thường trong một dự án xây dựng có thể chia ra thành thường kỳ và bát thường.
Các cuộc họp bất thường cần thiết để giải quyết các vấn để cấp bách phát sinh. Khi có vấn đề quan trọng yêu cầu phải giải quyết gấp thì bên này sẽ đề nghị bên kia tổ chức họp để bàn bạc về vấn đề đó.
Các cuộc họp thường kỳ có thể chia ra thành các cuộc họp hàng ngày (giao ban), hàng tuần và hàng tháng.
– Họp hàng ngày:
Các cuộc họp hàng ngày thường do Nhà thầu tổ chức, Kỹ sư tư vấn hoặc đại diện của Kỹ sư tư vấn sẽ tham dự cuộc họp hàng ngày khi Nhà thầu để nghị.
– Họp hàng tuần:
Cuộc họp hàng tuần thường được tổ chức dưới sự chủ trì của Kỹ sư tư vấn (hoặc đại diện của Kỹ sư tư vấn), thành phần tham dự họp là Kỹ sư tư vấn và/hoặc đại diện của Kỹ sư tư vấn và Nhà thầu. Đại diện của Chủ công trình sẽ tham dự cuộc họp hàng tuần nếu Kỹ sư tư vấn hoặc Nhà thầu đề nghị.
Nội dung của cuộc họp hàng tuần thông thường là gồm báo cáo tiến độ được cập nhật hàng ngày của Nhà thầu, về sự rút ngắn tiến độ thi công công trình, các vấn đề gặp phải và dự kiến sẽ phải đối mặt.
Biên bản cuộc họp do Nhà thầu chuẩn bị, kỹ sư tư vấn xác nhận. Sau khi xác nhận, biên bản cuộc họp sẽ được Kỹ sư tư vấn đệ trình cho Chủ công trình để tham khảo.
– Họp hàng tháng:
Các cuộc họp hàng tháng thường được tổ chức với sự tham gia của Chủ công trình, Kỹ sư lư vấn và đại diện của Nhà thầu, dưới sự chủ trì của Kỹ sư tư vấn.
Nội dung họp thường là báo cáo Chủ công trình về tiến độ công việc của tháng trước. Các sự việc và các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện thi công sẽ được bàn bạc giữa các bên.
Biên bản cuộc họp thường là do Nhà thầu chuẩn bị và sẽ được các bên tham dự ký xác nhận.