Tổ chức hoạt động ban quản lý dự án

Kiến thức xây dựng

1. Tổ chức hoạt động chung của ban QLDA
Có 4 dạng tổ chức hoạt động chung của ban QLDA:

a) Phối hợp cộng đồng có sự tham gia bắt buộc của tất cả các thành viên trong giải quyết nhiệm vụ chung. Đặc điểm hoạt động của họ do chủ nhiệm dự án xác định và ít thay đổi. Hiệu quá làm việc chung của ban quản lý phụ thuộc một cách như nhau vào hiệu quá làm việc của các thành viên.
Những người làm việc trong ban hoạt động theo dạng tổ chức này có định hướng tốt vào mục tiêu tập thể, trung thành với chi huy và với các tiêu chuẩn, giá trị và phong cách đỏi xử chung. Đối với thành viên của nhóm (ban quản lý) này tính trung thành với nhóm, gán bó với nhóm cao. Hình phạt nặng nề nhất là bị đuổi khỏi nhóm.

b) Phối hợp theo từng cú thể có đặc điểm là ít có sự tương tác giữa các thành viên. Mỗi người hoàn thành khối lượng công việc của mình một cách riêng biệt. Đạc thù hoạt động cúa từng người dược quy định bới các đặc điểm cá nhân và vị trí chuyên môn của lừng người trong ban quản lý. Trong quá trình làm việc, mỗi người đưa ra kết quá lao động cùa mình theo dạng đã định trước và vào vị trí, thời điểm xác định.
Đối với các thành viên cúa ban hoạt động theo dạng này có dặc điểm là sự sáng tạo cá nhân cao, định hướng theo kết quả và thành tựu cá nhân. Những chuyên gia này đặt ra cho mình những mục tiêu và giá trị riêng, thích tự tìm tòi phương pháp đạt tới mục tiêu và có khá nũng hoạt dộng hiệu quả trong tình huống có sự cạnh tranh nội bộ.

c) Plìổi hợp theo trình tự khác với phối hợp theo cá thể ở sự phân chia thời gian và trình tự tham gia của từng thành viên vào công việc. Trình tự phối hợp giả định rằng lúc dầu một người bắt tay vào công việc, tiếp theo là người thứ 2, rồi thứ 3… Đặc điểm hoạt động của từng người được quy định bới mục tiêu biến đầu vào thành đầu ra của giai đoạn công nghệ này.
Đối với các thành viên cúa ban hoạt động theo dạng này rất quan trọng vấn để kỷ luật công nghệ và sự tuân thú dũng các quy tắc, tiêu chuẩn đã định ra trong các hướng dãn, quy chế và các tài liệu khác.

(d) Thời gian gần đây người ta bắt đầu lưu ý đến một dạng tổ chức hoạt động chung dặc biệt, đó là phối hợp sáng tạo. Dạng tổ chức hoạt động này được sinh ra trong lĩnh vực khoa học và nghẹ thuật. Theo đó, các thành viên tạo nên một cái gì đó hoàn toàn mới, dôi khi là độc nhất vô nhị, cái mà không thể tạo ra được với các quy tắc và công nghệ hiện tại. Trong các tập thể này hình thành một dạng hoạt động đặc biệt: cùng sáng tạo. khi mỗi thành viên của quá trình là những nhà sáng lập cái mới có vai trò tương dương. Dạng tổ chức hoạt động này có đặc điểm là sự tích cực đặc biệt của từng cá nhân lrona quá trình phối hợp hoạt động, mà cụ thể là sự tích cực trong kế hoạch nâng cao uy tín chuyên môn của cá nhân nhờ sự tham gia vào hoạt động tập thể.
Thành viên của ban hoạt động theo dạng này định hướng cho sự phát triển chuyên môn. Các thành viên của ban dược tổ chức hoạt động theo dạng phối họp sáng tạo có khá nãna cao trong sự cộng tác với các chuyên gia của các lĩnh vực khác nhau, có sự mềm dêo (rona thay đổi vị trí, có sự định hướng phát triển cá nhân. Giá trị chính của ban trona trườna hợp này là dạt được những kiến thức mới, là sự tạo lập được diều kiện cho phát triẽn cá nhân và sự tôn trọna phong cách cúa từng thành viên.
Ví dụ về tổ chức hoạt động chung và hành vi của các thành viên trong ban QLDA được the hiện trong báng 3.2.

Tổ chức hoạt động ban quản lý dự án 1

2. Văn hoá tổ chức của ban QLDA
Văn hoá tổ chức – thuộc tính mang tính liên kết của ban QLDA như một cơ cấu tổ chức. Văn hoá tổ chức bao gồm các thành tố: hệ thống các giá trị, các mẫu ứng xử, các phương pháp đánh giá kết quả và kiểu quản lý.
Ban QLDA hoạt động như một cơ thể thống nhất và là đối tượng của hoạt động quản lý. Văn hoá tổ chức là một công cụ chiến lược mạnh để hướng ban QLDA tới các mục tiêu và kết quả chung. Thành phần của văn hoá tổ chức có:
– Biết vị trí của mình trong ban (đối với các thành viên của ban);
– Giá trị và các tiêu chuẩn hành vi;
– Các thông lệ hoạt động thực tế;
– Hệ thống truyền thông và văn hoá giao tiếp;
– Nguyên tắc, tiêu chí của quyền hạn và trách nhiệm, của quy chế và quyền lực;
– Nguyên tắc của các mối quan hệ không chính thức;
– Các thông lệ và truyền thống hình thành trong ban;
– Mối quan hệ giữa mọi người với nhau;
– Đạo đức công việc và lao động.
Kiểu quản lý thể hiện đặc điểm của việc ra quyết định quản lý như thế nào (hình thức quản lý) và phương pháp thực hiện quyết định quản lý (đòn bẩy trong quản lý). Kiểu quản lý phải phù hợp với vãn hoá tổ chức của ban QLDA và đặc điểm của con người làm việc trong bạn. Có các kiểu quản lý sau (bảng 3.3):

Tổ chức hoạt động ban quản lý dự án 1

Kiểu 1: hình thức quản lý tập trung với các quyết định được đưa ra bởi một cá nhân là lãnh tụ của ban. Hình thức này phù hợp với văn hoá tổ chức hữu cơ, nghĩa là thành viên của ban là những người thi hành vâng lời, thuộc dạng quan hệ gia đình. Đòn bẩy quản lý chính trong trường hợp này là uy tín của người lãnh đạo.

Kiểu 2: hình tliửc quản lý thị trường, các quyết dịnh được đưa ra theo quy luật thị trường và thị trường là thước đo cơ bản cho hiệu quả của các quyết định. Đòn bẩy cơ bản tác động lên con người là tiên và vật chất, tương ứng với việc coi các cộng tác viên là chủ thể của thị trường lao động. Người lãnh đạo sẽ là mạnh và hiệu quả nếu đám báo cho các cộng tác viên sự đền bù vật chất, tương ứng với sức lực họ đã bỏ ra, có lợi hơn so với các nhà lãnh đạo khác. Hình thức quản lý này phù hợp với vân hoá tổ chức thương mại. Trong văn hoá tổ chức thương mại, các thành viên tích cực hướng tới sự tăng tiến
chức vụ cùng với tăng thèm trách nhiệm, khối lượng cồng việc và mức độ tăng trưởng vật chất tương ứng.

Kiểu 3: hình thức quản lý quan liêu bao cấp. Quyết định được đưa ra bởi người lãnh đạo cấp trên. Đòn bẩy cơ bản tác động lên con người là quyền lực, thường dựa trên phương pháp tác động trực tiếp (mệnh lệnh và trừng phạt). Hình thức này phù hợp với văn hoá tó chức hành chính quan liêu, trong đó có các thành viên tuân thủ kỷ luật công nghệ, nghiêm chính thực hiện các chức năng của mình và mệnh lệnh của thủ trưởng.

Kiêu 4: hình thức quản lý dân chít. Kiểu quản lý này sử dụng quy tắc như một đòn bẩy cơ bản. Đối với văn hoá tố chức kiểu này thường có các nhà chuyên nghiệp, một mặt. định hướng đạt tới kết quả (để nhận được thêm kiến thức), mặt khác, hướng tới sự phát triển chuyên môn cá nhân. Đạt được mục tiêu trong tập thể những cá nhân tích cực với cạc định hướng khác nhau là không thể được nếu không có những nguyên tắc ứng xử nhất định – các quy tắc. Nhưng các quy tắc này cần thiết phải dân chủ để đảm bảo đạt được quyền lợi cho đa số tuân thú theo quy tắc và đảm bảo các quyền hợp pháp cho thiểu số.

Kiểu 5: Thời gian gần đây người ta bắt đầu nhắc đến một kiểu quản lý mới với hình thức quản lý đối thoại. Trong kiểu quản lý này, chức nãng quản lý được phân chia và được thực hiện một cách có hiệu quả bới các nhà chuyên nghiệp với sự tham gia tích cực và ngang hàng của mỗi người trong số họ như những chủ thể quản lý. Đặc điểm cơ bản của kiểu quản lý này là việc sử dụng kiến thức như đòn bẩy quản lý chính. Hoạt động quản lý chỉ có thể có hiệu quả với kiến thức của tập thể các nhà chuyên nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau.