Trách nhiệm và những kỹ năng chủ yếu cần có của chủ nhiệm dự án

Kiến thức xây dựng

 Trách nhiệm của chủ nhiệm dự án
Trách nhiệm của chú nhiệm dự án về cơ bản có thể được chia thành 3 nhóm lớn. Đó là trách nhiệm đối với tố chức cấp trên, đối với dự án và đối với các thành viên trong ban QLDA.
a) Đôi với cấp trên
Chủ nhiệm dự án phải đám báo bảo tồn mọi nguồn lực và quan lý hiệu quá dự án được giao. Cần báo cáo đầy đủ và trung thực những thông tin về tình trạng hiện tại, chi phí. tiến độ và triển vọng của dự án.
b) Đôi với dự án
Chủ nhiệm dự án cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
– Điều hành dự án, đảm bảo hoàn thành theo đúng mục tiêu, thời hạn đã quy định trong phạm vi nguồn lực và chi phí được duyệt;
– Điều hành ban QLDA, phối hợp mọi người trong ban theo hướng phát huy lối đa năng lực của từng nhân viên;
– QLDA theo đúng lịch trình thời gian, quán lý chi phí, nhân lực, thông tin và quán lý chất lượng;
– Quản lý những thay đổi.
c) Đối với các thành viên trong ban QLDA
Dự án là một tổ chức tạm thời và có thời hạn nên chú nhiệm dự án cần đặc biệt quan tâm đốn mọi thành viên trong ban QLDA. Khi dự án sắp kết thúc, chu nhiệm dự án nên có kế hoạch giúp đỡ, tạo điều kiện cho mọi người tìm công việc mới hoặc trở về đơn vị cũ theo nguyện vọng cũng như theo yêu cầu cõng việc.

Các kỹ năng cần có của chủ nhiệm dự án
Một số kỹ năng quan trọng mà chú nhiệm dự án cần có là kỹ năng lãnh dạo; kỹ năng giao tiếp và thông tin trong QLDA; kỹ năng thương lượng và giải quyết các khó khăn, vướng mắc; kỹ năne tiếp thị và quan hệ với khách hàng; kỹ năng ra quyết định.

a) Kỹ năng lãnh đạo. điền hành
Lãnh đạo, điều hành là kỹ năng cơ bản để nhà QLDA chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong ban quản lý cùng thực hiện dự án. Đàv là kỹ năng quan trọng nhất. Nó đòi hỏi các nhà QLDA có những phẩm chất-cần thiết, có quyền lực nhất định đổ đạt mục tiêu dự án.
Lãnh đạo, điểu hành nghĩa là “làm cho công việc-phái dược tiến hành”. Nó yêu cầu nhà QLDA phải hiểu rõ cả cơ cấu chính thức và không chính thức cúa tất cả các tổ chức có liên quan, phải nắm được con người của các thành viên trong ban quản lý. Nắm được con người nghĩa là phải hiểu được mong muốn, nhu cầu, động cơ của họ để có phương pháp điểu hành thích hợp.

b) Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong QLDA
Chủ nhiệm dự án có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hành động giữa các bộ phận chức năng và các cơ quan liên quan để thực hiện các công việc của dự án nên cần thiết phái thông thạo kỹ năng giao tiếp. Họ phải thân quen, hiểu biết hoạt động của các phòng chức năng và có kiến thức rộng về một số lĩnh vực kỹ thuật cần thiết. Nhà QLDA cũng cần giỏi kỹ năng thông tin, kỹ năng trao đổi tin tức giữa các thành viên dự án và những người liên quan trong quá trình triển khai dự án.

c) Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn, vướng mắc
Nhà QLDA trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm người: chủ dự án, nhà tư vấn, các nhà thầu, các nhà cung úng, các dịnh chế tài chính, các phòng ban chức nãng, lực lượng lao động trực tiếp, các cơ quan Chính phủ, các tổ chức cung cấp dịch vụ và cộng đồng.
Để phối hợp mọi cố gắng bên trong và bên ngoài nhằm thực hiện thành công dự án nhà QLDA phải có kỹ năng thương lượng giỏi. Ví dụ, thương lượng với nhà quản lý cấp trên và với người đứng đầu các phòng chức năng để giành được sự quan tâm của cấp trên và giành đủ nguồn lực cần thiết cho dự án.

Các bất đồng thường nảy sinh giữa nhà QLDA với các thành viên tham gia, với các nhà quản lý chức năng và giữa các nhà QLDA với nhau. Nguyên nhân có nhiều nhưng có thể kể ra một số nguyên nhân chính sau:
– Do các thủ tục hành chính;
– Do mục tiêu hay các ưu tiên khác nhau;
– Do tranh chấp cùng một nguồn lực có hạn;
– Do quan điểm kỹ thuật và chính kiến khác nhau;
– Do những vướng mắc còn tồn dọng.
Do đó, các nhà QLDA cần có phương pháp đúng đắn để giải quyết các khó khăn nảy sinh.

d.) Kỹ năng tiếp thị và quan hệ với khách hàng
Một trong những nhiệm vụ quan trọng cúa nhà QLDA là trợ giúp tổ chức/hệ thống trong hoạt động marketing. Làm tốt công tác này giúp cho tổ chức/hệ thống duy trì được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiềm năng (đối với dự án sản xuất).

e) Kỹ năng ra quyết định
Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án là những quyết định quan trọng, đặc biệt trong điểu kiện thiếu thông tin và có nhiều thay đổi. Để ra được quyết định đúng đắn và kịp thời cần đến nhiều kỹ năng tổng hợp cúa nhà QLDA.
Một trong những kỹ năng tổng hợp đó là khả năng dự kiến các tình huống và tìm cách ứng xử tốt nhất. Chủ nhiệm dự án phải tỉnh táo nhìn thấy trước và vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra, đối chiếu với mục tiêu mong muốn, căn cứ vào khả nâng thực tế, cơ hội và nguồn lực có thể có được để đưa ra quyết định đối phó kịp thời.
Việc ra quyết định bao gồm việc phân tích vấn đề để xác định các giải pháp hiệu quả giải quyết vấn đề đó, sau đó lựa chọn một trong các giải pháp. Có thể tự đưa ra các quyết định hay thông qua tham khảo ý kiến của những người khác (từ khách hàng, từ đồng nghiệp hay từ những người cán bộ quản lý chức năng). Sau khi đưa ra quyết định thì phải thực hiện nó. Thời gian cũng là một thành phần của quyết định – một quyết định đúng phải là một quyết định kịp thời, không quá sớm, không quá muộn.
Ngoài những kỹ năng quan trọng nêu trên, nhà QLDA giỏi phải trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết khác như lập kế hoạch, quản lý thời gian, lập ngân sách và kiểm soát chi phí, kỹ nãng quản lý nhân sự, kỹ thuật…

 Những điểm khác nhau giữa nhà QLDA vói nhà quản lý chức năng
Nhà QLDA lý tưởng phải là người có đủ các tố chất cần thiết liên quan đến kỹ nàng quản trị, trình độ chuyên môn kỹ thuật và tính cách cá nhân. Những đặc điểm khác nhau cơ bản giữa nhà QLDA và nhà quản lý chức năng được trình bày trong bảng 3.1.

Trách nhiệm và những kỹ năng chủ yếu cần có của chủ nhiệm dự án 1