Yêu cầu, tác dụng của công tác lập hồ sơ

Kiến thức xây dựng

công tác lập hồ sơ phải bảo đảm các yêu cầu sau:
– Phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan và những công tác trọng tâm của cơ quan đó.
– Các vãn bản tài liệu trong hồ sơ phải là văn bản chính, có đầy đủ thể thức và là bằng chứng xác thực về những sự việc trong hồ sơ.
– Các văn bản trong từng hồ sơ phải có mối liên hệ lô-gic với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người nhất định.
– Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác, thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.

Như vậy, quản lý hồ sơ tài liệu phải gắn với yêu cầu xử lý, khai thác, sử dụng văn bản của các phòng ban chuyên môn, của các cán bộ, chuyên viên. Hồ sơ tài liệu phải được sắp xếp ngay tại nơi làm việc của cán bộ phụ trách hoặc của các cán bộ, chuyên viên thừa hành và phải tuân theo quy tắc quản lý hồ sơ tài liệu của từng cơ quan, đơn vị.

lập hồ sơ tài liệu có các tác dụng:
– Giúp cho mỗi cán bộ, chuyên viên sắp xếp văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công việc.
– Quản lý chặt chẽ, tránh được việc thất lạc văn bản giấy tờ, bỏ sót văn bản, trùng lập văn bản hay lưu giữ những văn bản không cần thiết.
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan.
– Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ văn bản tài liệu.

Mỗi cán bộ, chuyên viên thừa hành phải chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của mình. Để lập hồ sơ, người ta phải căn cứ vào một số đặc điểm giống nhau của vãn bản như đặc trưng về vấn để liên quan, về tên gọi, tác giả, địa chỉ, thời gian… và các tiêu chí khác theo yêu cầu công việc. Các đặc điểm này là căn cứ để hình thành các loại hồ sơ.
Các loại hồ sơ tài liệu thường được hình thành trong giai đoạn khai thác, sử dụng vãn bản là:
– Hổ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau vể việc giải quyết một vấn đề, một công việc.
– Hồ sơ nguyên tắc: là tập hợp các vãn bản quản lý mang tính nguyên tắc (chủ yếu là các văn bản pháp quy) có liên quan với nhau về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày.
– Hồ sơ nhân sự: là toàn bộ các tài liệu có liên quan đến một con người nào đó.
– Hồ sơ trình duyệt.

a) Lập hồ sơ công việc
Quá trình lập hồ sơ công việc từ khi hình thành cho đến khi kết thúc, giao nộp lưu trữ có thể mô tả như sau:

b) Mã hồ sơ
Cán bộ thừa hành mở hồ sơ công việc khi bắt đầu được giao nhiệm vụ thực hiện, theo dõi một công việc nào đó. Mỗi hồ sơ đểu phải được ghi tiêu đề ngoài bìa. Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh được nội dung công việc đó.
Khi hồ sơ đã được mở, tất cả những văn bản giấy tờ nào có liên quan đến công việc đang theo dõi giải quyết thì đều phải được đưa vào hồ sơ kể cả các tài liệu như băng, dĩa, phim, ảnh…

c) Sắp xếp văn bản giấy tờ trong hồ sơ
Để phục vụ tốt cho việc sử dụng hồ sơ, việc sắp xếp văn bản giấy tờ trong hồ sơ phải khoa học, hợp lý, thể hiện sự liên quan giữa các tài liệu và diễn biến của sự việc.
Các vãn bản giấy tờ trong một hồ sơ công việc có thể được sắp xếp theo thứ tự thời gian hình thành văn bản, theo trình tự giải quyết công việc trong thực tiễn (theo diễn biến của sự việc) hay theo các tiêu chí khác như theo mức độ quan trọng của văn bản, theo vần chữ cái… hay kết hợp các tiêu chí đó với nhau.

d) Kết thúc hồ sơ
Kết thúc hồ sơ khi công việc kết thúc. Khi kết thúc hồ sơ phải:
– Hoàn chỉnh các văn bản giấy tờ, bổ sung các vãn bản thiếu, loại bỏ các văn bản trùng, thừa.
– Kiểm tra, hoàn chỉnh việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ.

Yêu cầu, tác dụng của công tác lập hồ sơ 1

e) Biên mục hồ sơ
Biên mục hồ sơ là nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và các yếu tô khác của hồ sơ phục vụ cho việc tra cứu và bảo quản hồ sơ thuận tiện. Biên mục hồ sơ gồm các công việc sau:
– Đánh số tờ nhằm xác định trật tự sắp xếp văn bán trong hồ sơ.
– Viết mục lục văn bản trong hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung vãn bản tài liệu trong đó. Mục lục có thể in thành tờ rời hoặc viết ngay vào mặt trong của bìa hồ sơ. Nếu in thành tờ rời thì phải nhớ kẹp vào trong khi đóng quyển hồ sơ.
– Viết tờ kết thúc. Tờ kết thúc là bản ghi khái quát những điều cần chú ý vể hồ sơ đó nhằm kiểm tra, bảo quản tài liệu, tránh bị mất, đánh tráo, giả mạo và giúp cho việc theo dõi trang thái vât lý của giấy tờ tài liêu đế có biên pháp xử lý thích hợp.

Yêu cầu, tác dụng của công tác lập hồ sơ 1

– Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ: nhằm mục đích bảo quản, tra tìm tài liệu được thuận tiện. Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ gồm: tên cơ quan, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, thời hạn bảo quản.

g) Đóng quyển
Sau khi biên mục xong, hồ sơ cần được đóng quyến cố định thứ tự sắp xếp văn bản tài liệu, bảo quản hổ sơ an toàn. Khi đóng quyển cần lưu ý kiểm tra lại hồ sơ, gỡ bỏ các vật liệu bằng kim loại như kẹp giấy, ghim… đính trên các tài liệu và nẽn đóng bằng chỉ bền, không nên dùng kim loại.